Het omzetten van polissen -ofwel polis conversies- is nodig wanneer we een verzekeringsproduct naar een andere vorm willen transformeren. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn: een bestaande polis verrijken en standaardiseren (bijvoorbeeld volgens het SIVI AFD model / rationalisatie), een polis van provinciaal naar volmacht te brengen (overvoer) of een polis naar een ander product overzetten (oversluiten). Conversies zijn tegenwoordig bijna een standaard taak binnen een organisatie.
In het geval van een aangekochte portefeuille is het extra van belang dat we deze in de ‘veilige haven’ van de eigen organisatie brengen; met andere woorden de polissen zo snel mogelijk naar het eigen administratiesysteem migreren. Daarmee is er onmiddellijk inzicht in de gemaakte investering en kan er gemonitord worden op klantbewegingen en het rendement van de aangekochte portefeuille.
Grote impact
De impact van zo’n conversietraject op de organisatie is groot en reeds overvolle agenda’s van verschillende afdelingen gaan gebukt onder de druk van zo’n traject. Het gevolg is regelmatig een ‘ad hoc’ werkwijze waarbij planning, vastlegging van conversieregels, afspraken en kwaliteitsbewaking onvolledig of zelfs afwezig zijn. De opgedane kennis wordt niet verankerd in de organisatie en daarmee is iedere volgende conversie weer een uitdaging. Ook zijn medewerkers zich vaak niet bewust van de mogelijkheden die softwaretechniek (meer dan enkel het gebruik van Excel) in een conversietraject kan bieden, of is er niet de juiste technische kennis binnen de organisatie.
Systematisch en methodisch
Een niet goed uitgevoerde conversie kan leiden tot hogere uitstroom, meer druk op klantenservice en uiteindelijk een slechter rendement. Een systematische en methodische aanpak met de juiste samenstelling van projectleden brengt daarentegen inzicht, beheer en snelheid in conversietrajecten.
Systematisch betekent: een goed doordacht stappenplan met samenhangende activiteiten die in een logische volgorde worden uitgevoerd. Methodisch houdt in dat er gewerkt wordt op basis van kennis en ‘best practice’ expertise met behulp van de juiste technische ‘tooling’.
Team van specialisten
Het samenstellen van een klein team van interne en externe specialisten is de eerste stap. Dit team bestaat uit cross-functionele specialisten die een conversie snel en adequaat volgens een vast draaiboek op de rit zetten en succesvol uitvoeren.
Op basis van een vast stappenplan passeert het proces vervolgens verschillende fases zoals bijvoorbeeld de initiële portefeuille analyse, productinrichting (mapping & vertalingen), data verrijking, bepaling van aannames, doorrekenen van de portefeuille op basis van de werkelijke premies en acceptiecriteria, de conversie zelf en verwerking uitval. Kennis en techniek vormen hier een cruciale combinatie.
Nieuwe technieken
Techniek en dataverrijking zijn succesfactoren bij conversies. De techniek helpt bij het zoeken naar vastigheid bij conversies door het aanleggen van een conversie database. Het onderdeel waar de portefeuille in eerste instantie gehuisvest wordt om vervolgens onderworpen te worden aan diverse kennisregels, data schoonmaak- en standaardisatieacties, verrijking, mapping, vertalingen en analyses. Daarmee wordt tevens de conversiekennis voor een organisatie vastgelegd en continue verrijkt. De database vormt ook een flexibele basis om nieuwe technieken op toe te passen zoals die van open AI, bekend van ChatGPT.
Dataverrijking
De andere belangrijke succesfactor is het verrijken van data. Dankzij legio bronnen van zowel bekende als onbekende dataleveranciers kunnen we tot een rijkere dataset komen. Daarnaast kan met het inzetten van selfservice klantportalen ook voor een belangrijk deel in ontbrekende gegevens worden voorzien en kunnen aannames met de klant worden bevestigd. Slimme workflow bevordert klantinteracties zodat via het klantportaal de gewenste resultaten in korte tijd worden behaald.
Minimale uitval
Ten slotte verwerkt de conversiesoftware de uiteindelijke data naar het doelsysteem zoals ANVA, Level7, Dias, Axon, etc. De conversiesoftware bevat een uitgebreide set aan logica die de polisdata op een juiste wijze samenstelt voor een perfecte prolongatie met minimale uitval en een correcte verwerking van de financiële administratie.
Miljoenen polissen
Op basis van deze systematiek en methodiek zijn er reeds miljoenen polissen op succesvolle wijze geconverteerd voor intermediaire organisaties, gevolmachtigd agenten, service providers en verzekeraars. Datametrics heeft sinds 2013 op deze wijze vele conversies succesvol uitgevoerd voor intermediairs, gevolmachtigd agenten, service providers en verzekeraars.
Dit artikel is gesponsord door Datametrics.
