nieuws

De uitvaartkosten: sociaal verantwoord incasseren van groot belang

Financiële planning 2081

In een tweeluik waarin we dieper ingaan op de financiering van een uitvaart staat in deel 2 het innen van de factuur centraal. Een precair onderwerp waar op de sociaal meest verantwoorde wijze mee moet worden omgegaan. We zijn in gesprek met Kees Levisson, manager uitvaartadministratie bij Monuta, en Robert-Jan van den Bos, mede-eigenaar van BJK Gerechtsdeurwaarders & Incassospecialisten in Deventer.

De uitvaartkosten: sociaal verantwoord incasseren van groot belang

Uiteindelijk moet elke uitvaart natuurlijk ook worden betaald. Om problemen achteraf zo veel mogelijk te voorkomen wordt altijd eerst een creditcheck gedaan, zegt Levisson. ‘Pas daarna gaan we, op basis van de eventuele uitkeringen, invulling geven aan de begroting en de invulling van de toekomstige uitvaart. Mocht een klant het zelf aan kredietwaardigheid ontbreken, dan zien we ook vaak familie en vrienden bijspringen.

Beroep op gemeentes

Als vooraf duidelijk is dat mensen de uitvaart op geen enkele wijze gefinancierd krijgen, dan is het de taak van de uitvaartverzorger om die mensen naar een instantie te begeleiden die er wél invulling aan kan geven. Bijvoorbeeld door een beroep te doen op gemeentes, wat in Nederland toch bij één op de zeventig uitvaarten gebeurt. Wanneer achteraf blijkt dat, na het sturen van de factuur en een schriftelijk en telefonisch maningsproces, een uitvaart niet wordt betaald, dan staan we voor een uitdaging en wordt BJK Gerechtsdeurwaarders & Incassospecialisten ingeschakeld.’

Pre-incassofase

In een gestroomlijnd proces wordt dan eerst de pre-incassofase in gang gezet, legt Van den Bos uit. ‘Daarin benaderen wij de debiteur met een brief dat er nog een factuur openstaat. Hiervoor worden geen kosten berekend, maar we waarschuwen wel dat na het verstrijken van de 14 dagen periode, die wettelijk is voorgeschreven, de factuur wordt verhoogd met incassokosten. Daarnaast proberen we ook telefonisch contact te leggen of per sms en e-mail, met daarin handige iDEAL-links om het de klant gemakkelijk te maken. Mensen waar we geen enkel contact mee krijgen brengen we uiteindelijk een bezoek. Het kan en mag niet beloond worden om helemaal nergens op te reageren.’

Bij de hand nemen

Zijn kantoor draagt het keurmerk ‘sociaal verantwoord incasseren’. Wat in de praktijk neerkomt op een zo oplossingsgericht en respectvol mogelijke benadering. ‘Wij zijn heel erg voor de bemiddeling. Het heeft namelijk geen enkele zin om de debiteur met de rug tegen de muur te zetten. Op het moment dat je dat wel doet, gaan de hakken in het zand of komen er betalingsregelingen onder dwang die toch niet kunnen worden nagekomen.

Onze strategie en kracht richten zich veel meer op het met elkaar aan tafel komen om zodoende naar een oplossing toe te werken. We merken dat daardoor gunning ontstaat. Heel veel mensen zien oprecht geen oplossing meer, steken de kop in het zand en maken aanmaningsbrieven niet eens meer open. Die mensen moet je bij de hand nemen.’

Minnelijk schikken

Momenteel komen tussen de vijf à tien facturen per maand van Monuta bij hem terecht. Voorheen waren dat er maandelijks dertig of veertig. Die forse afname wijt Van de Bos vooral aan een stukje bewustwording en betrokkenheid van de uitvaartverzorgers. ‘Niet alleen bij de screening van opdrachtgevers, maar ook voor wat betreft de inspanning die na het versturen van de factuur wordt geleverd om een vordering geïncasseerd te krijgen.’

‘Vroeger was het normaal om vooral heel veel brieven, herinneringen en aanmaningen te sturen’, haakt Levisson in. Tegenwoordig proberen we juist zo veel mogelijk minnelijk te schikken op het moment dat niet direct, of niet alles, kan worden betaald en zoeken we naar andere wegen, waaronder het aanbieden van betalingsregelingen.’

Laatste redmiddel

‘Hoewel we met BJK een goed proces hebben opgetuigd aan de achterkant, begint het eigenlijk allemaal aan de voorkant. Daarbij stelt de uitvaartverzorger vooraf nadrukkelijke vragen. Hij legt de afspraken vast en controleert of de factuur conform de afspraken en begroting is opgemaakt. Zo ontdekken we niet achteraf dat er fouten zijn gemaakt. De inhoudelijke discussie moet dus aan het begin van het proces worden gevoerd. Waarbij BJK alleen achteraf, als laatste redmiddel, wordt ingezet voor mensen die uiteindelijk niet kunnen of willen betalen. Hoe beter het proces aan de voorkant loopt, hoe minder problemen we aan de achterkant tegenkomen.’

Betalingsmoraal hoog

‘De samenleving is aan het veranderen. Mensen worden mondiger. Ze zijn via internet en social media sneller en beter geïnformeerd. Toch ligt de betalingsmoraal in de uitvaartbranche gelukkig hoog, constateert Van den Bos. ‘Dat verbaast me eigenlijk wel. Vooral in vergelijking met de grote hoeveelheid onbetaalde rekeningen voor zaken als internet, telefoon en televisie of gas, water en licht. Maar aan de andere kant schamen mensen zich ervoor als ze de uitvaart van een dierbare, onmogelijkheden daargelaten, niet kunnen betalen.’

Dit is een partnerbijdrage van Monuta. Bekijk hier een volledig overzicht van partnerberichten van Monuta.

Reageer op dit artikel