Tacstone werd in 2006 opgericht vanuit de advieswereld. Managing partner Financial Services Janpieter Koning werkte daarvoor als registeraccountant en organisatieadviseur bij KPMG, waar hij grote digitaliseringsprojecten bij banken en verzekeraars leidde. "Toen nieuwe technologieën zoals Robotic Process Automation (RPA) beschikbaar kwamen, zag ik mogelijkheden om veranderingen veel sneller te realiseren", vertelt hij. "Organisaties waren lang afhankelijk van de functionaliteiten van bestaande softwarepakketten. Ontbrak daarin iets, dan volgde vaak een langdurig traject waarvan de uitkomst niet altijd aansloot op de behoefte. Met RPA, AI en low-code kun je veel sneller en flexibeler oplossingen bouwen."
Ongeveer 60 procent van de klanten van het bedrijf binnen de financiële sector bestaat uit verzekeraars, volmachtbedrijven en intermediairs. "Juist daar zien we veel processen die maar gedeeltelijk door de bestaande systemen worden ondersteund", zegt Koning.
Uitwisseling van ongestructureerde informatie
"Een belangrijk knelpunt is de hoeveelheid ongestructureerde informatie die door de verzekeringsketen stroomt", zegt senior manager Financial Services Ilias Bouhannouche. Schadecorrespondentie, zo legt hij uit, komt bijvoorbeeld binnen in gedeelde mailboxen, als ingescand document of als e-mail met meerdere bijlagen. Bij polisbeheer ontvangen intermediairs en volmachtbedrijven uiteenlopende berichten en documenten van verzekeraars en andere partijen in de keten over wijzigingen en prolongaties. "Een uniforme standaard ontbreekt nog vaak. Medewerkers moeten documenten daardoor handmatig openen, interpreteren en verwerken. De gebruikte kernsystemen bieden daar meestal geen volledige standaardoplossing voor", aldus Bouhannouche.
Het antwoord van Tacstone is een automatiseringslaag over het bestaande IT-landschap heen. "AI herkent en interpreteert de inhoud van e-mails, documenten en ingescande poststukken", legt Koning uit. "Daarna verwerkt RPA of een API de relevante gegevens in het kernsysteem. De technologie is platformonafhankelijk en werkt zowel met cloudapplicaties als met lokaal geïnstalleerde en hybride systemen."
Van dagen naar dezelfde dag
Bouhannouche noemt het voorbeeld van een verzekeringsklant waar relatiebeheerders polisbladen met dertig tot vijftig objecten ontvingen. "Per object moesten twintig tot dertig gegevens worden uitgelezen om een offerte te kunnen opstellen. Dat kostte uren, soms zelfs dagen. We hebben AI ingezet om de documenten aan de voorkant te interpreteren en uit te lezen. Aan de achterkant voeren RPA en API's de gegevens vervolgens in de bestaande systemen in en halen te hanteren premies op. En een met low-code gebouwde applicatie helpt relatiebeheerders om eventuele uitval te controleren en te verrijken."
Een polisaanvraag die vroeger weken onderweg kon zijn, handelen we nu dezelfde dag af”
Die aanpak levert volgens Koning meer op dan alleen een forse tijdsbesparing. "Doordat kennis over bijvoorbeeld prijstabellen en acceptatieregels in het proces wordt vastgelegd, kunnen minder ervaren medewerkers eerder zelfstandig offertes opstellen. Ook neemt de kans op invoerfouten af. Een polisaanvraag die vroeger weken onderweg kon zijn, handelen we nu dezelfde dag af."
Werkende oplossing binnen twee maanden
De implementatie verloopt volgens een agile aanpak. Samen met de klant wordt eerst het probleem afgebakend en een lijst met gewenste functionaliteiten opgesteld. Iedere twee weken volgt een nieuwe oplevering, waarop gebruikers direct feedback kunnen geven. "Als het proces helder is, kunnen we doorgaans binnen twee maanden een werkende oplossing neerzetten", zegt Bouhannouche. "De terugverdientijd ligt vrijwel altijd tussen zes en negen maanden."
Je moet niet alleen het knelpunt van vandaag oplossen ”
Is nog onduidelijk waar automatisering de meeste waarde toevoegt, dan begint het traject met een Automation Discovery. Daarbij vertalen de adviseurs samen met de klant de bedrijfsstrategie, processen en businesscases naar een automatiseringsstrategie en een meerjarige roadmap. Koning: "Je moet niet alleen het knelpunt van vandaag oplossen. Je wilt ook nadenken over hoe het kantoor van de toekomst eruitziet."
Zelf eigenaar blijven
Het uiteindelijke doel is organisaties zo veel mogelijk zelfredzaam te maken in hun automatiseringsbehoefte. In plaats van klanten structureel afhankelijk te maken van een externe adviespartij, helpt het bedrijf juist bij het opzetten en versterken van een intern ontwikkelteam. "Ons uitgangspunt is dat klanten zo veel mogelijk zelfredzaam worden", zegt Bouhannouche. "Wij kunnen betrokken blijven voor geavanceerde vraagstukken of extra ontwikkel- en beheercapaciteit, maar een combinatie van interne kennis en externe expertise werkt uiteindelijk het beste."
Technologie is het middel, het begint met begrijpen hoe het verzekeringsproces werkt ”
Volgens hem vraagt dat om meer dan technische specialisten alleen. Ook sectorkennis, procesanalyse, strategie en projectleiding zijn nodig. "Technologie is het middel. Het begint met begrijpen hoe het verzekeringsproces werkt, waar medewerkers vastlopen en welke verbetering voor de klant werkelijk verschil maakt. Onze kracht zit in de manier waarop we dat samen aanpakken: met oprechte interesse in de mensen die met de processen werken, passie voor technologie en de overtuiging dat de beste oplossingen ontstaan als je ze samen met medewerkers ontwikkelt. Met als uiteindelijke doel de eindklant beter van dienst te zijn."
Dit artikel is gesponsord door Tacstone Technology.
