nieuws

Zakenreizen en zorgplicht: best practices

Schade 1631

De afgelopen tien jaar is het aantal zakenreizen met 25 procent gegroeid. Steeds meer organisaties zijn internationaal actief en sturen hun medewerkers naar uiteenlopende landen. Dit brengt risico’s met zich mee. Josh Alcorn, Regional Security Manager Nordics & Netherlands bij International SOS en Control Risks, en Arjen Van Dun, Regional Head of Corporate & Distribution, Accident & Health bij Chubb, bespreken wat de risico’s zijn. En wat werkgevers kunnen en moeten doen om deze te beperken.

Zakenreizen en zorgplicht: best practices

Medewerkers verwachten tegenwoordig een zekere mate van zorg van hun werkgever. De meeste organisaties hebben een goed begrip van wat een effectieve zorgplicht precies inhoudt en veel van hen gaan verder dan ze wettelijk verplicht zijn.

“Toch is de kwaliteit van de geboden zorg door werkgevers zeer uiteenlopend: sectoren als IT, technologie en productie passen de ’best practices’ nog niet toe,” aldus Van Dun. “Hierdoor missen deze organisaties een kans om hun medewerkers beter te ondersteunen en langer te behouden.”

Zorgplicht

Zorgplicht is de wettelijke en morele verantwoordelijkheid van werkgevers om toe te zien op de gezondheid, veiligheid en het welzijn van hun werknemers. Het omvat een breed scala aan activiteiten: van de zorg voor een veilige werkomgeving tot regels en procedures die de risico’s voor werknemers beperken. Of ze nu op kantoor zijn of reizen voor hun werk in binnen- of buitenland.

Gezien de toenemende risico’s van zakenreizen, is het belangrijker dan ooit dat werknemers de juiste informatie, training en ondersteuning krijgen om het beleid van de onderneming te kunnen naleven. Regelmatige risicoanalyses en audits laten zien of de maatregelen nog effectief zijn en worden nageleefd.

zakenreizen en zorgplicht

Josh Alcorn

Een onvoldoende ingevulde zorgplicht kan gevolgen hebben voor het bedrijf en de werknemers: een slechtere (financiële) reputatie, een lagere productiviteit, een hoger verzuim en verlies van talent.

Risicovolle reizen

Josh Alcorn stelt dat reizigers op basis van nauwkeurige risicoanalyses weloverwogen beslissingen kunnen nemen over hun reizen. “Door zich te verdiepen in de medische, veiligheids- en compliancerisico’s kan een juiste afweging gemaakt worden: wegen deze risico’s op tegen de voordelen die een bepaalde reis op een bepaald moment biedt? Verzekeringen zijn belangrijk om financiële schade te vergoeden na een incident.”

De gevolgen van een onvoldoende ingevulde zorgplicht: een slechtere (financiële) reputatie, lagere productiviteit, een hoger verzuim en verlies van talent.

“Minstens zo belangrijk is een proactieve risico-evaluatie en -beperking vooraf om problemen te voorkomen: preventie is alles. Degelijk risicomanagement kan het aantal verstoringen binnen bedrijven en hun aansprakelijkheids- en reputatierisico’s beperken. Daarnaast kan het de ontwikkeling van nieuwe zakelijke kansen stimuleren.”

Internationale zakenleven

Reizen naar het buitenland zijn een essentieel onderdeel van het internationale zakenleven. Over de risico’s hiervan maken bedrijven zich echter vaak nog onvoldoende zorgen. Uit onderzoek van International SOS en Control Risk bleek dat een significant aantal reizigers het gevoel had dat hun persoonlijke veiligheid tijdens zakenreizen op de een of andere manier in het gedrang kwam. Tegelijkertijd gaf slechts een klein deel van de reizigers aan dat ze de veiligheid en de relevante risico’s van hun bestemming onderzochten vóór ze op reis gingen.

Digitale tools

Van Dun: “Een verzekering kan oplossingen aanreiken ter ondersteuning van de zorgplicht. Denk aan opleiding die medewerkers kan helpen risico’s op voorhand in te schatten en digitale tools die hen ondersteunen en veilig houden op hun bestemming.”

Zelfs als een bedrijf passende maatregelen heeft genomen, maken werknemers niet altijd gebruik van de aanwezige preventieve informatie. Dat probleem kunnen ondernemingen volgens Van Dun eenvoudig oplossen door een regel in te stellen waardoor iemand alleen een reis kan boeken als de relevante opleiding is gevolgd. Dit kan perfect worden geïntegreerd in de standaard HR-processen.

Perceptie versus realiteit

  • 8 van de 10 reizigers zijn van mening dat hun persoonlijke veiligheid kan worden bedreigd wanneer ze in het buitenland zijn.
  • Minder dan 4 van de 10 reizigers doet onderzoek naar de criminaliteit op hun bestemming, te vermijden buurten, veiligheidsnormen voor het openbaar vervoer of de veiligheidsinformatie van hun accommodatie vóór zij op reis vertrekken.
  • 71 procent van de oudere zakenreizigers heeft in het buitenland te maken gehad met een medisch probleem.
  • Slechts 15 procent gaat vóór een reis na of de lokale gezondheidszorg voldoet.

Bronnen: ‘International Travel Risk and Reality’, een onderzoek van Ipsos Global Advisor, oktober 2015, en International SOS TravelTracker, oktober 2015

Best practices rondom reisrisico’s

  Vóór vertrek Tijdens de reis Na de reis
Reisrisicobeleid Definieer het doel, de verantwoordelijkheden en de infobronnen Implementeer mechanismen voor de behandeling van incidenten Beoordeel en update regelmatig
Risicoanalyse

 

Maak risicoanalyses van belangrijke reizen, identificeer controles en procedures om het risico te matigen
Organisatie, planning en controle ·         Geef de reizigers informatie en advies

·         Geef reizigers training over de risico’s van hun bestemming

·         Houd eventuele medische controles vóór, tijdens en na de reis

·         Stel noodactieplannen op

·         Installeer en gebruik trackingsystemen voor reizigers

Evalueer Herzie en controleer plannen, zodat ze afgestemd zijn op het globale ERM-kader
Verbeter Breng voortdurend verbeteringen aan op basis van verklaringen en feedback van reizigers

Dit is een partnerbijdrage van Chubb. Bekijk hier een volledig overzicht van partnerberichten van Chubb.

Reageer op dit artikel