blog

Digitaal samenwerken met duizenden collega’s en klanten, het kan

Branche 1596

Jaar in jaar uit gaan er dagelijks honderden e-mails heen en weer tussen collega’s onderling en met klanten. We zijn uitstekende vergadertijgers om elkaar goed op de hoogte te houden. Diverse accountmanagers gaan dagelijks de weg op voor overleg met klanten. We sturen een maandelijkse nieuwsbrief. En houden jaarlijks een klantendag. Zo zag voor mij tot 2011 de manier van samenwerken eruit. Totdat ik begin 2012 de kracht van digitaal samenwerken ontdekte.

Digitaal samenwerken met duizenden collega’s en klanten, het kan

De financieel dienstverlener waar ik destijds werkte, bestond uit verschillende locaties en afdelingen. We bedienden financieel advieskantoren door heel het land. Belangrijke uitdagingen waren het zo goed mogelijk bedienen van onze klanten, het goed afstemmen van werkzaamheden en verzamelen van relevante informatie om op de hoogte te blijven en beslissingen te nemen.

We zochten ons een breuk

Met regelmaat merkten we echter dat we onvolledige informatie hadden en vaak achter de feiten aanliepen. We hadden veel tijd nodig om te zoeken naar wie welke informatie had en moesten vaak lang wachten totdat de informatie boven water was. Ook zochten we ons een breuk naar informatie in e-mails en werden gek van de ‘reply all’s’. Om van het op en neer sturen van documenten met ‘track changes’ nog maar te zwijgen. Herkenbaar?

Met het doel om effectiever met collega’s en klanten samen te werken, begon ik begin 2012 met de implementatie van een digitaal samenwerkingsplatform. In de eerste maanden dook ik in wat technisch allemaal mogelijk was en begon dit te vertalen naar praktische toepassingen. We creëerden verschillende besloten samenwerkingsgroepen, waar collega’s per bedrijfsonderdeel met elkaar konden samenwerken. Al snel gevolgd door groepen waarin we met klanten gingen samenwerken.

Weer een systeem

Waar dit in eerste instantie ervaren werd als ‘weer een systeem erbij’, begonnen collega’s en klanten beetje bij beetje de toegevoegde waarde te zien. Ze bleven immers veel beter op de hoogte, waren meer betrokken bij de organisatie, konden vragen stellen, snel informatie vinden en ideeën delen. Ook konden ze onderling eenvoudig informatie uitwisselen die voor anderen ook direct toegankelijk was.
Enkele maanden nadat we waren gestart, kwam een collega terug van zwangerschapsverlof en na enkele dagen vertelde ze mij: “Ik start mijn werkdag niet meer met mijn mails checken, maar met het digitale samenwerkingsplatform. Dat is voor mij nu de plek waar het allemaal gebeurt”. Toen wist ik dat we echt met een belangrijke verandering bezig waren. Dat digitaal samenwerken het nieuwe werken ging worden.
In de jaren erna bouwden we het samenwerkingsplatform verder uit en tot op de dag van vandaag is dit nog steeds de belangrijkste plek om samen te werken in die organisatie.

Veel Nederlandse bedrijven lopen achter

Soortgelijke ervaringen heb ik inmiddels ook bij andere organisaties die ik de afgelopen jaren heb mogen helpen met een dergelijke digitale transitie. Heel veel Nederlandse bedrijven, financieel dienstverleners in het bijzonder, hebben deze slag echter nog amper gemaakt en lopen op dit gebied ver achterop andere bedrijven in de wereld. Vandaar dat ik mij regelmatig in Amerika laat inspireren. Deze week neem ik voor de vierde keer deel aan een toonaangevend congres rondom digitale transformatie in communiceren en samenwerken. Hier zijn onder andere diverse aansprekende Amerikaanse verzekeraars en banken aanwezig, die met (tien)duizenden collega’s, partners en klanten digitaal samenwerken.

Op amweb zal ik volgende interessante praktijkvoorbeelden van financieel dienstverleners, ervaringen en tips & tricks voor succesvol digitaal samenwerken delen.Heb je al bepaalde vragen die je graag beantwoord ziet, deel ze hieronder in de reacties of stuur een e-mail naar michiel@jiver.nl. Dan neem ik dat mee in mijn volgende blog.

 

Reageer op dit artikel