nieuws

Nog elf maanden tijd om aan uitbestedingsregels te voldoen

Archief

Verzekeraars hebben tot 31 januari 2005 de tijd om te voldoen aan de ‘Regeling uitbesteding verzekeraars’, die met name voorwaarden stelt aan het verlenen van volmachten. De Pensioen- en Verzekeringskamer heeft de regeling (voor nieuwe overeenkomsten) per 1 februari in werking gesteld.

De toezichthouder had eind 2002 al conceptbeleidsregels aan diverse marktpartijen voorgelegd, waaronder het Verbond van Verzekeraars, het Actuarieel Genootschap en het Nivra (registeraccountants). Toen had de PVK voor bestaande overeenkomsten over de uitbesteding van bedrijfsprocessen aan derden nog een overgangstermijn van drie jaar in gedachten.
Veel voorkomende vormen van uitbesteding zijn het verlenen van volmachten, extern vermogensbeheer en het door derden laten uitvoeren van de administratie. “Het aantal verschijningsvormen en de omvang van uitbesteding nemen de laatste jaren toe”, aldus de PVK. De toezichthouder vindt dat de directie van de uitbestedende verzekeraar volledig verantwoordelijk moet blijven voor de kwaliteit van het werk en de daaraan verbonden risico’s. Verder wil zij “waarborgen voor een beheerste en integere bedrijfsvoering” en eist zij van de verzekeraars fraudepreventie.
Controle
Uitgangspunt van de ‘Regeling uitbesteding verzekeraars’ is dat een effectief toezicht door de PVK op alle procesonderdelen mogelijk moet blijven, ongeacht of deze al dan niet zijn uitbesteed. “Voorkomen moet worden dat bepaalde processen aan het toezicht door de PVK worden onttrokken, doordat ze bij een niet onder toezicht staande organisatie zijn ondergebracht”, aldus de toezichthouder. Verzekeraars moeten daarom afspraken over uitbesteding schriftelijk vastleggen, met in elk geval aandacht voor aard, omvang, kwaliteit, tijdigheid, servicegraad, deskundigheid, informatievoorziening, gegevenseigendom en wet- en regelgeving.
In geval van een volmacht moet de gevolmachtigde agent de financiële jaarrapportage voorzien van een verklaring van een accountant. De uitvoerende onderneming moet gegevens en bestanden van meerdere opdrachtgevers scheiden en moet de PVK alle gevraagde inlichtingen verstrekken en “desgevraagd toegang verschaffen tot relevante boeken en administratieve bescheiden”. Verzekeraars moeten zelf ook regelmatig toetsen of de wijze waarop de uitbestede werkzaamheden worden verricht nog in overeenstemming is met de gemaakte afspraken. En verzekeraars moeten, als daar aanleiding voor is, de uitbesteding kunnen beëindigen.

Reageer op dit artikel