nieuws

Invoering cafetariasysteem vereist goed communicatieplan

Archief

In AM 6 gingen Lenny van Bussel en Suzanne Jungjohann van PricewaterhouseCoopers in op flexibele arbeidsvoorwaarden in de bedrijfstak. Volgens hen besteden organisaties, en dus ook verzekeraars, veel aandacht aan het vormgeven van het pakket, maar vergissen ze zich in de administratieve procedures die dit met zich meebrengt. Bij de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden is verder een goed communicatieplan van belang. Alleen dan kan men rekenen op een aanzienlijke deelname van de medewerkers.

door Suzanne Jungjohann en Lenny van Bussel
De implementatie van flexibele arbeidsvoorwaarden volgt na het vaststellen van de doelen en de wensen van de organisatie en medewerkers en het op basis daarvan gemaakte ontwerp voor flexibele arbeidsvoorwaarden. Bij de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden is vooral administratie en communicatie belangrijk. Daarnaast is juridisch en fiscaal inzicht in de voorwaarden waaraan flexibele arbeidsvoorwaarden moeten voldoen belangrijk.
Fiscale en juridische context
Een verzekeraar moet zich bij de invoering van flexibele arbeidsvoorwaarden op fiscaal en juridisch gebied een aantal vragen stellen.
– Zijn alle fiscale en sociaal verzekeringsrechtelijke onderwerpen in beeld?- Welke wetgeving is voor ons belangrijk?- Welke regelingen leveren het grootste risico op voor correcties door de belastingsdienst en UWV?- Wat kost een flexibel arbeidsvoorwaardenreglement dat aan de fiscale wetgeving voldoet en afgestemd is met de belastingdienst?Bij het opstellen van de regelingen is het belangrijk om inzicht te krijgen in de fiscale bewijslast die bepaalde regelingen met zich meebrengen. Een voorbeeld hiervan is het zakelijk gebruik van de pc-regeling. Dit zakelijk gebruik moet worden bewezen om de pc fiscaal vriendelijk te kunnen aanschaffen. Er zijn ook voorbeelden waaruit blijkt dat de fietsregeling tot grote naheffingen kan leiden, wanneer de complete gezinnen van medewerkers gebruik maken van de regeling.
Daarnaast hebben sommige keuzes gevolgen voor de aanspraak op sociale uitkeringen. Een voorbeeld is het afzien van brutoloon voor een lease-auto. Ten slotte is de juridische context, bijvoorbeeld bij verlofregelingen, sterk bepalend voor de toepassing en uitvoering van de uitruil van arbeidsvoorwaarden. Het belang van juridische en fiscale kennis is dus groot.
Communicatieplan
Als we kijken naar de verschillende manieren voor het introduceren van flexibele arbeidsvoorwaarden, dan blijkt uit de praktijk dat bij een klassieke introductie de deelname in het eerste jaar tussen de 10 en 20% is. Bij een agressieve introductie echter is de deelname circa 40%. Een goede introductie van flexibele arbeidsvoorwaarden heeft als doel de medewerker in beweging te krijgen en de organisatie dient dan ook na te denken over een manier van communiceren die past bij de cultuur.
Bij de introductie is het gebruiken van aansprekende media of middelen essentieel. Met het klantgericht (lees medewerkersgericht) neerzetten van dit product bepaalt de organisatie op een indirecte wijze de waarde van de arbeidsvoorwaarden.
Een goed communicatieplan helpt organisaties bij een gedegen introductie. Een dergelijk communicatieplan bestaat per boodschap in ieder geval uit:
– de doelgroep (bijvoorbeeld medewerkers, managers, HR-administratie);- het doel (bijvoorbeeld draagvlak creëren, medewerkers ertoe aanzetten keuzes te maken);- de boodschap (wat communiceer je?);- het middel (bijvoorbeeld een brochure, bijeenkomst, training);- de afzender (namens wie wordt er gecommuniceerd, bijvoorbeeld de projectgroep of het MT?);- de datum (wanneer wordt er gecommuniceerd?). Globaal zijn er drie communicatiedoelen: de doelgroep weet en begrijpt wat er gaat veranderen; de doelgroep heeft begrip voor de verandering en de doelgroep past haar gedrag aan.Administratie
Het totale administratieproces van het flexibele arbeidsvoorwaardensysteem kan op verschillende manier worden ingericht. De administratie wordt vergemakkelijkt door het ruilproces te faciliteren met technische hulpmiddelen, zoals intra- of internet. Dit kan technisch hoogstaand doorgevoerd worden door een internetportal te ontwikkelen of bestaande managementinformatiesystemen te koppelen aan het ruilproces.
De keuze voor digitale of papieren verwerking van aanvragen of mutaties is bepalend voor de inrichting van het administratieve proces. Daarbij is het belangrijk dat de gegevens in de bronsystemen (Human-Resource, salaris en employee-benefits) toereikend, compleet en betrouwbaar zijn. Veel organisaties kampen nog met de problematiek dat de salaris- en/of personeelsadministratie niet op orde is.
Voor de inrichting van het administratieve proces moet een verzekeraar beslissen wanneer en hoe vaak een medewerker mag kiezen of uitruilen. Daarnaast dient het autorisatieproces helder te zijn, met andere woorden: wie stuurt en wie controleert? Dit kan Human-Resource de salarisadministratie of het lijnmanagement zelf zijn. Het is kortom van groot belang dat de administratieve procedures goed worden aangesloten bij het ontwerp van de flexibele arbeidsvoorwaarden. Concluderend stellen we dat tijdens het ontwerp en de vormgeving van het pakket al rekening dient te worden gehouden met de fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke aspecten, de communicatie en de administratie van het systeem. Daarnaast helpt het om de juiste mensen en middelen tijdens de implementatie in te zetten en om de kritische succesfactoren van de implementatie te bereiken voor een optimalisatie van het flexibele arbeidsvoorwaardenpakket.
Suzanne Jungjohann en Lenny van Bussel zijn werkzaam bij Human Resource Services van PricewaterhouseCoopers.

Reageer op dit artikel