Je begon in 2007 als receptioniste bij Aon, werd korte tijd later administratief medewerkster op de afdeling Billing en bent inmiddels ook secretaresse. Hoe is dat zo gekomen?
“Ik ben in december 2007 bij Aon begonnen als receptioniste, waar de provinciale polissen voor de verschillende Aon kantoren binnenkwamen. Tijdens mijn periode als receptioniste zijn we gestart met het digitaliseren van alle polissen in onze backofficesystemen. Aon centraliseerde steeds meer werkzaamheden naar het kantoor Nijmegen, die wij oppakten en zo zijn geïntegreerd binnen onze afdeling. Door het digitaliseren van het binnenkomende werk zagen we hier al werk verdwijnen en heb ik de mogelijkheid gekregen om mij verder te ontwikkelen. Later is er naast het digitaliseren ook nog robotisering toegepast, waardoor de functie van receptioniste helemaal is komen te vervallen.”
Digitalisering en robotisering hebben er dus voor gezorgd dat je werk behoorlijk veranderd is in de loop van de tijd.
“Het kostte ons bijvoorbeeld altijd veel tijd om de polis op de juiste plek te krijgen en zo goed te kunnen verwerken. Er waren erg veel handelingen nodig voordat je daadwerkelijk tot het boeken van de polis toekwam. De digitalisering heeft er toe geleid dat nota’s voortaan digitaal naar de klant verzonden kunnen worden, waardoor wij voor het grootste gedeelte alleen nog maar de polis fysiek naar de klant toesturen.”
Wat is er voor jou persoonlijk veranderd?
“Er zijn nog steeds collega's die de polissen verwerken, maar dat kan nu wel met minder mensen. Dat is de reden dat ik nu een andere functie heb, al komt dat ook omdat ik het vanaf dag één heel erg leuk vond om nieuwe dingen te leren. Toen ik begon met het verwerken van polissen waren er ook collega's die andere werkzaamheden deden. Als het dan druk was, hielp ik mee. Zo zijn we uiteindelijk toe gaan werken naar een multi-skilled team. Als ergens veel weggewerkt moet worden, kunnen we ondersteunen. Omdat de afdeling steeds groter werd en de werkzaamheden van Frank Toonen, de manager van de afdeling, daarmee ook veranderden, is er een secretaresserol gecreëerd. Een fulltime secretaresse is niet nodig, maar zaken als agendabeheer natuurlijk wel. Uiteindelijk is er een combifunctie van gemaakt. Als Frank mij nodig heeft, ben ik er; en anders kan ik ondersteunen bij de werkzaamheden op de afdeling. Dat kan omdat ik multi-skilled ben opgeleid. Inmiddels zijn wij met onze afdeling ook het aanspreekpunt voor Aon Nederland op het gebied van telefonie; dat pak ik samen met een collega op. Zo zijn er heel veel losse zaken bijgekomen die een plekje hebben gekregen binnen de afdeling.”
Je kunt denken dat digitalisering op je schouders drukt, maar je kunt het ook positief zien”
Verwacht je nog meer veranderingen?
“De digitalisering gaat nog wel verder door, denk ik. Aon kijkt ook verder naar de mogelijkheden om te outsourcen. We hebben nu al collega’s in India die ons ondersteunen. Je kunt denken dat dit op je schouders drukt, maar je kunt het ook positief zien, kijken naar wat er nog meer mogelijk is.”
Wat was er voor nodig om je huidige functie goed te kunnen vervullen?
“Binnen onze afdeling werken we al jaren multi-skilled; dit betekent dat we allen meerdere taken beheersen. Hierdoor zijn we breed inzetbaar en hebben we ook geleerd om goed om te kunnen gaan met veranderingen. Zelf denk ik dat willen leren in combinatie met enthousiasme zorgt voor een goed resultaat.”
Wat heeft je werkgever voor je gedaan opdat je goed tot je recht komt in je huidige functie?
“We hebben alle kansen gekregen om nieuwe dingen te leren. Met elkaar kijken we altijd naar de mogelijkheden die er zijn om als afdeling te groeien, ook omdat outsourcing een terugkerend onderwerp is. Als team hebben we ons enorm ontwikkeld door de ogen en oren open te houden. We proberen te ondersteunen binnen Aon waar dat nodig is en daardoor hebben we nieuwe taken naar ons toe mogen halen. Hiermee verbreden we onze kennis en inzetbaarheid. Voor mij is daar een mooie nieuwe rol uitgekomen.”
Door open te zijn over wat je kunt en wilt, is er meer mogelijk dan je misschien zelf van tevoren zou kunnen bedenken”
Heb je tips voor anderen die in de toekomst te maken krijgen met het vervallen van hun functie of wijziging van de werkzaamheden?
“Bespreek je wensen en behoeften met je collega’s of manager. Door open te zijn over wat je kunt en wat je zou willen, is er meer mogelijk dan je misschien zelf van tevoren zou kunnen bedenken. Mensen zien eerder de negatieve kanten, de vervelende dingen, terwijl veel uiteindelijk een positieve uitwerking kan hebben. Natuurlijk is het niet prettig als je functie door digitalisering zou verdwijnen, maar blijf in gesprek met elkaar over waar je interesses liggen en wat er nog meer mogelijk is. Aon heeft mij alle mogelijkheden gegeven om mij te onwikkelen naar de functie die ik nu heb. Dit is een proces binnen dit mooie bedrijf wat altijd zo door zal lopen.”
