Van zo'n 'rooskleurige' verhouding tussen de gebruikersverenigingen en hun leveranciers is overigens niet altijd sprake geweest. Met name in het prille begin van de systeemhuizen werden (initiatieven tot het oprichten van) gebruikersverenigingen niet bepaald enthousiast ontvangen. Inmiddels is de argwaan verdwenen en zijn gebruikersverenigingen en systeemhuizen allemaal on speaking terms, leert een rondje langs de velden.
ACT
De oudste gebruikersvereniging is BIT, die al meer dan vijfentwintig jaar geleden werd opgericht. BIT staat voor Bedrijfskundig Informatiecentrum Tussenpersonen en behartigt de belangen van de gebruikers van het programma 'Prisma' van ACT. BIT heeft ongeveer vierhonderd leden, de contributie bedraagt f 295 per jaar.
De vereniging heeft een aantal werkgroepen en secties die zich bezighouden met specifieke zaken als employee-benefits, hypotheken, etcetera. In die werkgroepen worden wensen en klachten geïnventariseerd en vervolgens doorgegeven aan het bestuur. Het bestuur heeft een aantal keer per jaar ontmoetingen met ACT waar besproken wordt wat er op dat moment onder handen is, wat de plannen zijn en waar ook de wensen en ideeën van de gebruikers worden voorgelegd.
Volgens voorzitter Van Hal is er een heel open overleg met ACT en heeft BIT in ruime mate inspraak bij ontwikkelingen en aanpassingen van de software. Op dit moment zijn die ontwikkelingen echter op een laag pitje gezet omdat ACT binnenkort met een compleet nieuw pakket zal komen. Prisma heeft onlangs zijn laatste grote update gehad met de integratie van de ADN-views.
De leden van BIT worden door middel van het eigen periodiek 'Bit-wijs' geïnformeerd over de zaken waarmee de vereniging bezig is.
Anva
Anva is eigenlijk het enige systeemhuis dat geen gebruikersvereniging heeft in de strikte zin van het woord. Er is echter wel een equivalent in de vorm van de Technische Commissie Automatisering (TCA) die zich bezighoudt met ontwikkelingen, aanpassingen en uitbreidingen van de programmatuur. Wezenlijk verschil met een gebruikersvereniging is echter dat in de TCA niet alleen de deelnemers maar ook Anva zélf is vertegenwoordigd. Bovendien worden de leden van de TCA niet door de deelnemers voorgedragen, maar door Anva gevraagd zitting te nemen. Daarbij wordt gestreefd naar een zo goed mogelijke afspiegeling van de Anva-deelnemers. Overigens hebben de meeste leden van de TCA al sinds jaar en dag zitting in deze commissie.
De communicatie tussen deelnemers en Anva met betrekking tot wensen, aanpassingen of uitbreidingen gaat via de kortste weg: rechtstreeks. Wensen moeten schriftelijk worden ingediend bij Anva en worden dan altijd aan de TCA voorgelegd. Tijdens de zeswekelijkse bijeenkomsten van de TCA worden alle binnengekomen verzoeken besproken. Volgens Anva werkt de constructie met de TCA al sinds jaar en dag naar volle tevredenheid van de deelnemers.
ASN
ASN in Hoofddorp levert het programma Assis. De gebruikersvereniging van ASN (GVA) telt 271 leden en komt voort uit de vroegere gebruikersvereniging van het ACS 2000 pakket van het vroegere ISN, welk pakket een aantal jaren geleden door ASN werd overgenomen. Dat is ook de reden waarom de meeste leden van de GVA afkomstig zijn uit de ISN-hoek. Voordat ISN en W&L fuseerden tot het huidige ASN, kende W&L geen gebruikersvereniging, zodat de oorspronkelijke gebruikers van dat pakket ondervertegenwoordigd zijn in de GVA. Het ligt daarom in de bedoeling om daar op korte termijn verandering in te brengen door een ledenwerfactie te houden.
De GVA heeft volgens ambtelijk secretaris M.W. van der Ploeg regelmatig overleg met de directie van ASN. Daarnaast kent de vereniging een technische commissie van leden die met ASN wensen en klachten bespreekt. Die commissie inventariseert wensen en klachten van de leden en legt die voor aan ASN, waarna dan in gezamenlijk overleg bekeken wordt wat daarvan verwezenlijkt kan worden en wanneer.
De gebruikersvereniging van ASN houdt zich niet alleen bezig met de wensen van de leden, maar verzorgt ook de education permanente voor haar leden. Op gezette tijden worden er regionale bijeenkomsten gehouden, waar de gebruikers hun kennis van het pakket kunnen opfrissen dan wel aanvullen, maar waar ook ingegaan wordt op ontwikkelingen in de automatiseringsbranche. Behalve via die bijeenkomsten - en de jaarlijkse algemene ledenvergadering - worden de leden van de GVA op de hoogte gehouden via een onregelmatig verschijnende nieuwsbrief.
De contributie voor de GVA bedraagt f 150 per jaar. Men kent geen escrow-constructie (waarbij de sources van het pakket gedeponeerd worden, zodat de vereniging daarover kan beschikken als het systeemhuis zou failleren) en de gebruikersvereniging is daar ook niet mee bezig. Iets wat ook niet verwonderlijk is omdat verzekeraar Aegon groot-aandeelhouder is, hetgeen een redelijke garantie voor de continuïteit van het programma betekent.
Cava Data
Ook Cava Data kent geen gebruikersvereniging in de gewone betekenis. Cava Data is echter geen zelfstandig systeemhuis, maar is eigendom van de vereniging Cava. De leden van Cava hebben dus de volledige zeggenschap over de programmatuur en de activiteiten van Cava Data.
Cava heeft op dit moment negentien leden die allemaal te rangschikken zijn onder de categorie grote volmachtkantoren. In de loop van het volgend jaar zal de vereniging echter in één klap ongeveer 110 leden erbij krijgen. Dit vanwege het gegeven dat de vereniging bijna drie jaar geleden de programma's ACS 4000 en ACS 6000 van het voormalige ISN heeft overgenomen. Daarvoor verzorgt Cava Data nu het onderhoud - naast het onderhoud van het 'eigen' programma - en tegelijkertijd is men bezig met de bouw van een compleet nieuw pakket dat op dit moment nog als 'X' door het leven gaat. Zodra dat programma uitgeleverd wordt - naar verwachting aan het einde van het eerste kwartaal 1997 - zullen de gebruikers van de oude ISN-programma's geconverteerd kunnen worden naar 'X' en dan ook automatisch lid van de vereniging worden.
Cava Data krijgt dus niet zozeer wensen voorgelegd maar opdrachten. De vereniging heeft een stuurgroep die als spin in het web fungeert en het klankbord is van het bestuur enerzijds en Cava Data anderzijds. Ook de gebruikers van de programma's ACS 4000 en ACS 600 hebben een eigen stuurgroep. Daarnaast zijn er voor specifieke ontwikkelingen adhoc werkgroepen die worden samengesteld uit het gehele ledenpotentieel.
Dat de vereniging de ontwikkelde programmatuur in eigendom heeft, wil natuurlijk niet zeggen dat de individuele leden daarom ook alle verlangens en wensen kunnen laten uitvoeren. Vanzelfsprekend zal een voorstel tot aanpassing 'tot nut van het algemeen' moeten zijn.
Zodra een lid vindt dat er een wijziging of uitbreiding van de programmatuur nodig is, meldt hij dat bij Cava Data. Die legt de vraag voor aan de stuurgroep(en) waarna er een advies aan het bestuur wordt geformuleerd. Overigens is het wel zo dat een lid aan Cava Data een individuele opdracht kan verstrekken, zodat een bepaalde voorziening die door de stuurgroep niet opportuun wordt geacht, als maatwerk besteld kan worden. Dit dan uiteraard op eigen kosten. Op dit moment zijn de nieuwe ontwikkelingen op een laag pitje gezet omdat er een nieuw programma ontwikkeld wordt.
CCS
De Vereniging van CCS-gebruikers bestaat vier jaar en heeft ongeveer zeshonderd leden, wat neerkomt op ongeveer 50% van het totaal aantal gebruikers van een CCS-programma. De leden betalen een contributie van f 100 per jaar.
De vereniging heeft een grote diversiteit in haar ledenbestand, omdat CCS meerdere programma's heeft. De gebruikersvereniging stelt zich echter ten doel de belangen van alle gebruikers te behartigen. Daarom zijn er voor elk pakket of level speciale commissies samengesteld die zich bezighouden met de inventarisatie van wensen en klachten. Die worden door die commissies dan rechtstreeks doorgespeeld naar CCS.
Naast de algemene ledenvergadering, organiseert de gebruikersvereniging een paar maal per jaar bijeenkomsten over specifieke onderwerpen en ook hier ontvangen de leden een verenigingsblad dat drie à vier maal per jaar verschijnt.
Het bestuur van de gebruikersvereniging is zeer tevreden over de contacten met het systeemhuis. Men is van mening dat er door CCS goed wordt geluisterd en dat de vereniging serieus wordt genomen. Niet alleen door de directie, waarmee men regelmatig mee rond de tafel zit, maar óók door de raad van commissarissen waarmee ook een keer per jaar wordt overlegd. De gebruikersvereniging van CCS heeft ook een escrow-constructie.
Exact
Het pakket E-Assurantie (ongeveer 1.200 gebruikers) van Exact in Delft heeft sinds anderhalf jaar een eigen gebruikersvereniging. In die korte tijd heeft de vereniging al meer dan honderd leden aan zich weten te binden, die f 250 per jaar contributie betalen. Doelstelling is de kwaliteit van de software te bewaken en zonodig te verbeteren. De vereniging heeft daarvoor een aantal voelsprieten waarmee regelmatig 'gepeild' wordt wat er onder de leden leeft met betrekking tot het programma. De belangrijkste daarvan is een periodieke enquête, maar daarnaast is er jaarlijks ook een algemene ledenvergadering en bovendien kunnen wensen of klachten te allen tijde schriftelijk bij het bestuur worden ingediend. Tot slot heeft de gebruikersvereniging een technische commissie die regelmatig overleg heeft met Exact over zaken als gebruikersvriendelijkheid en dergelijke.
In februari aanstaande organiseert de gebruikersvereniging een gebruikersdag waar onder meer een aantal verzekeraars met acceptatieprogramma's acte de présence zullen geven, maar ook een leverancier van een documentair informatiesysteem, Atriserv en Kooymans (Rolls) aanwezig zullen zijn.
De leden van GEA blijven op de hoogte van het wel en wee van de vereniging door middel van een vier maal per jaar verschijnende nieuwsbrief.
Oass
Het systeemhuis Oass - sinds enige tijd weer zonder enige binding met CCS - heeft al lange tijd een gebruikersvereniging voor het programma OnLine. Dat programma heeft ongeveer 400 gebruikers waarvan er 280 lid zijn van de gebruikersvereniging.
Ook hier is het bestuur uitermate te spreken over de contacten met het systeemhuis. Alhoewel de verenigingsvorm niet formeel is geregeld - er zijn geen statuten en/of een huishoudelijk reglement - wordt het bestuur door zowel gebruikers als Oass gezien als de spreekbuis van de leden. Zij kunnen hun wensen of op- en aanmerkingen schriftelijk bij het bestuur indienen, dat minsten twee maal per jaar met de directie van Oass rond de tafel zit. Normaliter houdt de gebruikersvereniging geen bijeenkomsten voor de leden, maar indien er een duidelijke aanleiding is wordt wel eens meeting gehouden. Zo gebeurde dat bijvoorbeeld een aantal jaren geleden toen Oass met Component (Amev) in zee ging voor de marketing van het programma. Toen werden tijdens drie voorlichtingsdagen de leden geïnformeerd over de impact van die overeenkomst.
Waar een gebruikersvereniging toe in staat is, bleek toen CCS - dat de strategische alliantie van Component met Oass overnam toen het voormalige PCS en Component fuseerden - de gebruikers van On Line trachtte te dwingen over te stappen naar een eigen programma. Mede op instigatie van de gebruikersvereniging zijn toen nagenoeg alle gebruikers pal achter Oass gaan staan en weigerden die overstap te maken. Met als gevolg dat Oass nu weer geheel onafhankelijk is.
Adressen van gebruikersverenigingen
ACT J.C. Boxsem Postbus 543 2130 AM Hoofddorp 023-5640180 Anva A. Brugman Postbus190 3800 AD Amersfoort 033-4756700 ASN M.W. van der Ploeg Romplaan 6 1852 BR Heiloo 072-5333828 Cava D.R. van Aalst Postbus 85931 2508 CP Den Haag 070-3469471 EXACT A.B. te Boekhorst Postbus 55 3700 AB Zeist 030-6936526 CCS A. Bosma Hoofdweg 665 2131 BB Hoofddorp 023-5634344 Oass W. Le Large Postbus 57 2910 AD Nieuwerkerk a/d IJssel tel. 0180-316364
Geen brandende kwesties
Anders dan wellicht verwacht mocht worden, zijn er geen onderwerpen die op dit moment in de belangstelling staan van alle gebruikersgroepen. Zo wordt bijvoorbeeld alleen door de gebruikersvereniging van Exact aangegeven dat een Windows-versie van het programma hoog op de prioriteitenlijst staat. Daarnaast wordt het onderwerp documentair informatiesysteem (DIS) wel opgevoerd als topic voor de komende tijd. De invoering van de Euro als munteenheid - toch een maatregel die grote consequenties heeft voor programma's - staat met uitzondering van de TCA van Anva nog nergens op de agenda.
Een escrow-constructie, vaak een van de hoofdredenen voor de oprichting van een gebruikersvereniging, staat meestal wel op het wensenlijstje van de gebruikers. Over het algemeen kan geconcludeerd worden dat de gebruikers van de diverse programma's weinig echte harde wensen hebben. Een en ander zal ongetwijfeld ook samenhangen met het feit dat veel systeemhuizen op het punt staan een geheel nieuw programma te lanceren (onder meer ACT, Anva, Exact en Oass), waarin naar alle waarschijnlijkheid veel van de bestaande wensen gerealiseerd zullen zijn.