AMdag 2025

Vakmedianet Assurantie B.V., statutair gevestigd Zeist en kantoorhoudende aan de Utrechtseweg 44 in Zeist, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel KVK nummer 59066350, hierna te noemen: “AM”.

1. Definities
   In deze algemene voorwaarden worden de volgende begrippen met een hoofdletter gebruikt. Onder deze begrippen wordt verstaan:
   Algemene voorwaarden: de algemene voorwaarden van AMevents 2025;
   AMevents: AM Verzekeringsrally & AMdag 2025;
   Eventlocaties: de door AMevents georganiseerde beursvloer behorend bij AMdag;
   Deelnameovereenkomst: de overeenkomst tussen AM en de Standhouder/Sponsor;
   Standhouder: de rechtspersoon of natuurlijke persoon met een Partnership op AMevents;
   Partnership: de plaats van de Standhouder op een van de AMevents;
   Congresorganisatie: de organisatoren van het congres te weten AMevents.
2. Inschrijving en toewijzing Partnership
   2.1 De Standhouder kan zich uitsluitend door middel van het door AM verstrekte ‘Deelnameovereenkomst’ aanmelden voor een Partnership.
   2.2 De Deelnameovereenkomst als bedoeld in 2.1 dient volledig te worden ingevuld. Tevens dient een uitvoerige beschrijving te worden gegeven van de goederen en diensten die de Standhouder op de AMevents zal tentoonstellen en/of aanbieden. Aanmelding geldt als een bindend aanbod door de Standhouder aan AM.
   2.3 Op de Deelnameovereenkomst kan een voorkeur voor een Partnership worden aangegeven, echter AM bepaalt de locatie van de Partnership die aan de Standhouder worden toegekend. AM zal hierbij zo veel als mogelijk rekening houden met de voorkeur van de Standhouder als aangegeven.
   2.4 De Overeenkomst komt tot stand na ontvangst van het Deelnameovereenkomst en bevestiging van toewijzing van de Partnership door AM aan de Standhouder. AM behoudt zich uitdrukkelijk het recht om een aanvrager van een Partnership deelname aan de AMevents te weigeren, zonder opgaaf van redenen en zonder dat daaruit enige aanspraak voor de inschrijver kan ontstaan.
   2.5 Binnen acht (8) weken nadat de locatie van de Partnership aan de Standhouder is bekend gemaakt, zal de Standhouder, die gebruik gemaakt van eigen standbouw aan het AM een ontwerp van de inrichting van de stand in de vorm van een tekening en/of schaalmodel aan AM doen toekomen.
   2.6 AM en/of de eventlocaties hebben het recht een ontwerp af te keuren, in dat geval zal de Standhouder dat moeten aanpassen aan de hand van de aanwijzingen van AM en/of de eventlocaties.
   2.7 In voorkomende gevallen is AM toegestaan de locatie van een reeds toegewezen Partnership te wijzigen. AM is in dat geval geen schadevergoeding aan de Standhouder verschuldigd.
   2.8 Het is niet toegestaan hoger te bouwen dan 3.50 meter, mits dit ook bij de locatie mogelijk is.
   2.9 AM vermeldt de gegevens (naam, logo bij de aanmelding per mail op te sturen) van de Standhouder op de congreswebsite.
3. Kosten Partnership
   3.1 De kosten voor de Partnership worden vermeldt in de Hoofdovereenkomst welke is toegestuurd door AM naar de Standhouder.
   3.2 Het eindbedrag wordt binnen een week na het evenement gefactureerd aan de Standhouder en dient binnen de op de factuur vermelde termijn te worden voldaan.
4. Gebruik Partnership
   4.1 De Standhouder dient de aanwijzingen van AM, al dan niet vastgelegd in een handboek, reglement e.d., met betrekking tot de opbouw en inrichting van de Partnership op te volgen. Ook is de Standhouder gehouden aan de voorschriften van de brandweer, de gemeentelijke instanties van de plaats waar de AMevents plaatsvindt alsmede aan de eventuele voorwaarden en voorschriften opgelegd door het Congres-, AMeventssitie,- of Beurs complex waar de AMevents plaatsvindt.
   4.2 Als de aanwijzingen als bedoeld in 4.1 niet worden opgevolgd, kan AM noodzakelijke maatregelen nemen voor rekening van de Standhouder.
   4.3 AM zal de Standhouder tijdig berichten wanneer de stand op de beursvloer kan worden opgebouwd en ingericht. Buiten deze periode is het niet toegestaan werkzaamheden aan de stand laten plaatsen en/of goederen aan te leveren.
   4.4 Na afloop van de AMevents zal de Standhouder in de gelegenheid worden gesteld de stand op de beursvloer af te breken zoals aangegeven door de AM congresorganisatie/standhoudershandboek. De ruimte van de Partnership dient in dezelfde staat te worden achtergelaten als waarin deze ter beschikking werd gesteld. Als de oplevering op de overeengekomen datum niet of niet voldoende is gedaan, dit ter bepaling aan AM, dan kan AM de voor dit doel noodzakelijke maatregelen nemen voor rekening van de Standhouder.
   4.5 Het is de Standhouder niet toegestaan om:
   (a) de stand gedurende de publieke openingstijden van de AMevents gesloten of onbemand te houden;
   (b) goederen tentoon te stellen en/of diensten aan te bieden die niet in de aanvullende informatie staan vermeld;
   (c) goederen gedurende de AMevents te verwijderen van de stand;
   (d) zonder de schriftelijke goedkeuring van AM op enige wijze geld te ontvangen voor verkochte goederen en/of verleende diensten
   (e) de Partnership geheel of gedeeltelijk te verhuren of te laten gebruiken door derden of van locatie te ruilen met een andere standhouder;
   (f) tentoongestelde goederen en/of reclamemateriaal van welke aard dan ook buiten en/of boven de stand te plaatsen of gebruik te maken van de buitenwanden van de stand;
   (g) dranken en/of etenswaren mee te (laten) brengen, te bewaren in de stand en/of te verkopen, met uitzondering van de dranken en/of etenswaren die zijn gekocht bij het door AM aangewezen cateringbedrijf, tenzij vooraf kortgesloten met de congresorganisatie;
   (h) gebruik te maken van projectie -, geluidsapparatuur waardoor hinder wordt veroorzaakt, een en ander ter bepaling aan AM;
   (i) zonder goedkeuring van het congresorganisatie onderzoeken te (laten) houden onder bezoekers en andere standhouders aan de AMevents;
   (j) activiteiten te ondernemen die naar het oordeel van AM belemmerend, nadelig en/of aanstootgevend zijn;
   (k) in het gebouw waar de AMevents plaatsvinden of aangrenzende terreinen in het bezit te zijn van licht ontvlambare of explosieve stoffen, gassen en gevaarlijke goederen (daaronder mede begrepen chemische bestrijdingsmiddelen), stoffen die een hinderlijke geur verspreiden;
   (l) een situatie te veroorzaken die gelijk staat aan oneerlijke concurrentie of omschrijvingen te gebruiken met namen en merken die misleidend en/of aanstootgevend kunnen zijn voor andere standhouders en/of bezoekers;
   (m) te flyeren of op enige andere wijze promotie te maken buiten de eigen standruimte zonder toestemming van AM.
   4.6 De standhouder is verplicht eventuele aanwijzingen van of namens de eventlocaties ten aanzien van opbouw, inrichting, gebruik en/of afbreken van de stand nauwgezet op te volgen.
   
5. Toegangspassen AMevents 2025
   5.1 De Standhouder krijgt een code waarmee de gratis tickets te bestellen zijn, per mail toegestuurd. Het aantal gratis tickets dat een Standhouder ontvangt zijn bepaald in de Hoofdovereenkomst.
   5.2 De toegangspassen als bedoeld in dit artikel zijn strikt persoonlijk. EVENTLOCATIES kan bepalen dat de toegangspassen moeten worden voorzien van een foto van de houder.
   5.3 Bij misbruik van een toegangspas verstrekt aan een Standhouder kan deze door EVENTLOCATIES onmiddellijk worden ingenomen.
6. Annuleren
   6.1 Annulering van deelname aan de AMevents door de Standhouder is mogelijk tot twaalf (12) weken voorafgaand aan de AMevents onder de voorwaarde dat de Standhouder gehouden is 50% van het totaalbedrag van de Partnership aan AM te voldoen. Bij het annuleren van de deelname aan de AMevents in de periode twaalf (12) weken tot zes (6) weken voorafgaand aan de AMevents geldt dat de Standhouder 75% van de huur van het totaalbedrag van de Partnership aan AM verschuldigd is. Bij annulering in de periode zes(6) weken voorafgaand aan de AMevents zal de Standhouder de volledige huurprijs dienen te voldoen evenals reeds gemaakte bijkomende kosten. Onder huur(prijs) wordt verstaan de huur als bedoeld in art. 3.1 van deze overeenkomst.
   6.2 Indien en voor zover de situatie als bedoeld in 2.6 zich voordoet heeft de Standhouder de mogelijkheid deelname aan de AMevents te annuleren, mits dit schriftelijk binnen een week na bekendmaking van de wijziging per aangetekende post aan AM kenbaar wordt gemaakt. De reeds betaalde bedragen zullen door AM aan de Standhouder worden gerestitueerd.
   6.3 In geval van overmacht of een dringende reden kan AM te allen tijde data en openingstijden van de AMevents wijzigen of de AMevents geheel of gedeeltelijk afgelasten, zonder enige schadeplichtigheid jegens de standhouder of derden.
   Indien een dergelijke wijziging of afgelasting wordt veroorzaakt door, of is toe te rekenen aan een van de eventlocaties, geldt dit als overmacht althans als een dringende reden voor AM.
   6.4 In het geval sprake is van een dermate ingrijpende wijziging van data en/of openingstijden of van een zodanig ingrijpende gedeeltelijke afgelasting dat van de Standhouder in redelijkheid niet langer deelname kan worden verlangd, kan de Standhouder annuleren mits vóór aanvang van de AMevents en tot uiterlijk binnen een week na mededeling van de wijziging(en). AMevents houdt zich hierbij altijd aan de wettelijke richtlijnen die vanuit de overheid gelden en zal dit altijd al leidend aanhouden in de besluitvorming. In het geval sprake is van een dergelijke, geldige annulering of indien de AMevents geheel wordt afgelast, dient de deelname van de Standhouder aan de AMevents te worden beschouwd als geannuleerd. De Standhouder krijgt alle bedragen die zijn voldaan aan AM gerestitueerd zonder de kosten die reeds zijn gemaakt ten behoeve van de organisatie van de AMevents. De andere helft van de kosten die reeds zijn gemaakt komen voor rekening van AM. AM behoudt zich het recht voor om zo nodig kosten geheel of gedeeltelijk over alle Standhouders te verdelen, gebaseerd op de ruimte die voor de Partnership is aangevraagd dan wel toegewezen.
7. Aansprakelijkheid
   7.1 Tenzij sprake is van opzet of daarmee gelijk te stellen grove schuld van AM of een van de eventlocaties, of van haar leidinggevenden, zijn AM en de eventlocaties niet aansprakelijk voor schade aan en/of verlies van goederen noch voor het niet goed functioneren van technische apparatuur ter plaatse en enige andere tekortkoming in het gebouw of aangrenzende terreinen waar de AMevents plaatsvindt of voor schade aan een persoon of personen ten aanzien van welke persoon of personen van AM of een van de eventlocaties aansprakelijk zouden kunnen worden gehouden.
   7.2 De standhouder is aansprakelijk voor schade veroorzaakt door hem/haar, zijn/haar personeel, personen die voor hem/haar (of op zijn/haar aanwijzing) werkzaam zijn en houders van gratis tickets die door hem/haar zijn uitgereikt.
   7.3 De standhouder zal AM vrijwaren tegen claims als bedoeld in artikelen 7.1 en 7.2 die bij AM worden ingediend.
8. Niet nakomen verplichtingen
   (a) de aan de Standhouder verstrekte gratis tickets in te trekken en de betreffende persoon/personen met onmiddellijke ingang de toegang tot de AMevents te ontzeggen;
   (b) de stand te sluiten dan wel geheel of gedeeltelijk te (laten) ontruimen;
   (c) de (tentoongestelde) goederen van de standhouder in bezit te (laten) nemen en deze op te (laten) slaan voor rekening en risico van de standhouder, zonder dat laatstgenoemde het recht heeft op vergoeding van reeds betaalde bedragen of schadevergoeding;
   (d) de Standhouder uit te sluiten van inschrijving aan toekomstige AMevents.
9. Geschillen
   Alle geschillen die tussen AM en de Standhouder mochten ontstaan naar aanleiding van de Deelnameovereenkomst, of die daarvan het gevolg mochten zijn en die niet in der minne kunnen worden geregeld, zullen worden beslecht door de bevoegde rechter.
10. Overig
    Afwijkingen van deze Algemene Voorwaarden zijn alleen geldig indien deze schriftelijk tussen AM en de Standhouder overeen zijn gekomen.