nieuws

Hoofdact ziek? The show must go on

Schade 1287

Of het nu om een muziekfestival of een conferentie gaat, het annuleren van een evenement kan een kostbare aangelegenheid zijn. Hoe kunnen organisatoren zich hierop voorbereiden?

Hoofdact ziek? The show must go on

Toen Dave Grohl, de frontman van de Amerikaanse band Foo Fighters, in juni 2015 tijdens een optreden in het Zweedse Göteborg van het podium viel, bleek dat een kostbaar ongelukje. Grohl had een ontwrichte enkel en een gebroken kuitbeen. De band moest de rest van de Europese tour afgelasten. Schade: 10 miljoen dollar aan misgelopen inkomsten en reiskosten.

Evenementen worden regelmatig om allerlei redenen afgelast: de hoofdact wordt ziek, er treedt een technische storing op of het weer gooit roet in het eten. Soms zijn de redenen om een evenement te annuleren tragisch. Denk aan een terroristische aanslag of een muzikant die vlak voor een wereldtournee overlijdt, zoals Michael Jackson. Los van de emotionele gevolgen, kan de financiële tegenslag die een annulering met zich meebrengt, enorm zijn.

Evenementenverzekeringen

Gelukkig zorgen de meeste organisatoren van grote evenementen er tegenwoordig voor dat ze verzekerd zijn, zodat een evenement waar mogelijk door kan gaan. Evenementenverzekeringen vallen onder de paraplu van noodvoorzieningen en richten zich primair op annulering, afbreking, uitstel, verplaatsing of onderbreking van het evenement om redenen waarop de organisator of promotor geen invloed heeft.

Gelukkig zorgen de meeste organisatoren van grote evenementen ervoor dat ze verzekerd zijn, zodat een evenement waar mogelijk door kan gaan

Dit betekent dat bijna alle denkbare schade-oorzaken verzekerbaar zijn, zelfs onvoorspelbare factoren zoals het weer. Verzekeringen voor slecht weer bij openluchtevenementen komen van pas als het te gevaarlijk wordt om het evenement te laten plaatsvinden, legt James Davies, Principal, Entertainment and Sport bij de Integro Group uit. Deze verzekeringsmakelaar is gespecialiseerd in evenementen.

“Dat betekent dat alles gedekt kan zijn, zoals een cricketwedstrijd waarbij de toeschouwers hun geld terugkrijgen als de wedstrijd vanwege het weer wordt gestaakt. Hetzelfde geldt voor tennistoernooien als Wimbledon en Roland Garros.”

Slechte weersomstandigheden

Ook indoorevenementen kunnen volgens Francis Hernandez, Entertainment Manager for Overseas General Insurance bij Chubb, verzekerd worden tegen slechte weersomstandigheden. “We hadden een vakbeurs aan de Amerikaanse oostkust verzekerd. Bezoekers konden die niet bereiken vanwege de sneeuw. Hoewel het evenement niet geannuleerd werd, betaalden we toch de schade.”

Want doordat de helft van de mensen de locatie niet kon bereiken, kon het doel van het evenement niet gerealiseerd worden, vervolgt Hernandez. “Dit staat bekend als een ‘claim wegens geforceerd verlaagde bezoekersaantallen’, waarbij we de schade vergoeden die de organisator leed omdat mensen niet konden komen.”

Een nieuw risicolandschap

Slecht weer is een van de oudste en meest voorkomende risico’s waarmee evenementenorganisaties te maken hebben. Een van de nieuwste en verschrikkelijkste risico’s is terrorisme.

Soms zorgt alleen de dreiging van terrorisme er al voor dat een evenement wordt afgelast, met alle gevolgen van dien. Een van de bekendste voorbeelden hiervan is de Ryder Cup van 2001. Die werd uitgesteld nadat het Amerikaanse team besloot om na de aanslagen op het World Trade Center niet naar Europa te reizen.

De wedstrijd werd een jaar verzet, waardoor het voortaan in de even in plaats van in de oneven jaren plaatsvindt. Dat had een domino-effect op andere evenementen die voor het jaar erop gepland stonden. “Dat was waarschijnlijk een van de moeilijkste sportclaims ooit”, zegt Davies.

Nationale rouw

Wat organisatoren in het VK ook steeds meer zorgen baart, is nationale rouw, denkt Hernadez. “Prins Philip en de koningin worden een dagje ouder, dus je moet er rekening mee houden”, legt hij uit. “Alle evenementen waarbij de koninklijke familie betrokken is, zoals Royal Ascot, of evenementen in Londen die last kunnen hebben van afgesloten straten, zoals de London marathon, moeten hier rekening mee houden.”

Hij voegt daaraan toe dat de annuleringsdekking opzettelijk redelijk ruim gehouden is. Het is immers moeilijk te voorspellen waardoor een evenement geannuleerd kan worden. Wie zou in 2010 voorspeld kunnen hebben dat een aswolk van een IJslandse vulkaan zulke wijdverspreide gevolgen had?

“Wij hebben een polis die het niet-verschijningsrisico dekt. Daarin worden een aantal risico’s genoemd, zoals overlijden, ongeval of ziekte van de artiest, maar de laatste clausule luidt ‘elke andere oorzaak waarop de verzekerde geen invloed heeft'”, vertelt Hernandez.

Verzekeringskosten verlagen

Een annuleringsverzekering voor evenementen kan vanwege de verzekerde bedragen een kostbare aangelegenheid zijn. Organisatoren kunnen echter zelf ook een aantal dingen doen om hun risico’s te beperken en de verzekeringskosten te verlagen.

Er zijn een aantal zaken die evenementen-organisaties kunnen ondernemen om zelf hun risico’s te beperken en de kosten van de dekking laag te houden

“We raden al onze klanten aan om zelf zoveel mogelijk risico’s uit te sluiten”, vertelt Davies. “Dus als je een tournee organiseert, zorg er dan voor dat er tussen de optredens voldoende reistijd wordt ingepland. En voeg wat extra vrije dagen toe om onvoorziene gebeurtenissen te kunnen opvangen.”

Maar waar moeten organisatoren op letten als ze de risico’s voor hun evenement in kaart willen brengen? Als vuistregel kan een organisator berekenen hoeveel financiële schade hij zou lijden als een evenement niet doorgaat. Hoeveel zou hij terug kunnen vorderen? Kan hij de artiesten en leveranciers betalen en verkochte kaartjes terugbetalen? Of bestaat het gevaar dat het bedrijf dan failliet zou gaan?

Ruimhartig

De organisator moet ook samen met de verzekeraar kijken wat er feitelijk verzekerbaar is. De winst die hij met het evenement verwacht te maken, kan niet verzekerd worden. Verzekeringspolissen dekken alleen de kosten en uitgaven om het evenement op poten te zetten, of de totale bruto omzet voor het evenement. Daaronder vallen ook hun inkomsten en hopelijk ook hun winst.

Er kunnen natuurlijk altijd omstandigheden zijn die noch de organisator, noch de verzekeraar/makelaar kon voorzien. Daarom zijn aanbieders van annuleringsdekking voor evenementen zo ruimhartig, stelt James. “Sommige risico’s zijn waarschijnlijk onverzekerbaar, maar tegen een bepaalde prijs is er vrijwel overal dekking voor te krijgen”, concludeert hij.

Checklist risicobeheersing

Breng vanaf het eerste moment alle risico’s in kaart

Het is van cruciaal belang dat een evenementenorganisator of risicomanager een overzicht maakt van alle aan het evenement gerelateerde risico’s en aangeeft of het een ‘laag’, ‘gemiddeld’ of ‘hoog’ risico betreft. Makelaars en verzekeraars kunnen hierbij helpen.

Stel een managementplan voor het evenement op

Stel aan de hand van de risico-inventarisatie een solide plan op voor het evenement. Doe dit het liefst voordat er kosten worden gemaakt. De meeste grote evenementen worden jaren van tevoren gepland. In het begin zijn de kosten nog laag, maar hoe dichter bij de geplande datum, hoe sneller de kosten oplopen. Goed vooruitplannen, is dus een must.

Sluit al vroeg een annuleringsverzekering af

Zodra u kosten gaat maken, hebt u een verzekering nodig. Het verbaast Francis Hernandez van Chubb dat zoveel organisatoren pas een paar dagen voordat het evenement plaatsvindt, contact opnemen over een annuleringsverzekering, terwijl ze al honderdduizenden euro’s hebben uitgegeven.

Handel alsof je onverzekerd bent

Zelfs als je een annuleringsdekking voor het evenement hebt, is het belangrijk om te handelen alsof je niet verzekerd zou zijn. “Dan zal je er alles aan doen om ervoor te zorgen dat het evenement doorgaat”, zegt Hernandez. “Als dat betekent dat je extra kosten moet maken om volledig verlies te voorkomen, dan moet dat maar. Als verzekeraars zullen wij die extra kosten graag vergoeden.”

Geen paniek

Als je een miljoenen kostend evenement organiseert en er gaat iets verkeerd, dan is het niet vreemd dat dit tot paniek kan leiden. Helaas leidt dat meestal tot een opeenstapeling van fouten. Houd als organisator het hoofd koel en ga door met waar u mee bezig was.

Dit is een partnerbijdrage van Chubb. Bekijk hier een volledig overzicht van partnerberichten van Chubb.

Reageer op dit artikel