nieuws

Goede kantoordiscipline kan bewijsachterstand voorkomen

Branche

Iedereen kent de rechtszaken waarin een adviseur maar niet kan bewijzen dat hij de klant wel degelijk heeft ingelicht over bepaalde risico’s. Hoe zorg je dat je je stukken op orde hebt? Hoe lang moet je gegevens van klanten bewaren? En hoe doe je dat veilig? Die vragen staan centraal in de meest recente aflevering van de rubriek Het Consult in am:magazine.

Goede kantoordiscipline kan bewijsachterstand voorkomen

In het artikel komen de verjaringstermijnen uit het Burgerlijk Wetboek aan de orde, evenals de termijnen die de fiscus en de AFM hanteren. Het bewaren van de oorspronkelijke stukken is van groot belang, zo blijkt ook uit een praktijkvoorbeeld van de vragensteller, de 72-jarige adviseur Jan van Roessel. “Ik had onlangs een klant met een aflossingsvrije hypotheek die echt dacht dat hij niet hoefde af te lossen. Hij was stomverbaasd toen hij daar achter kwam, hij betaalde toch elke maand rente? En hij had toch een aflossingsvrij product? Het was voor mij gelukkig een nieuwe klant, dus ik heb er verder geen last mee gehad.”

Panellid en fiscalist Trudy Bekkering zegt daarop: “Dit soort dingen gebeuren aan de lopende band! Als je geluk hebt, dan heb je de oorspronkelijke offerte nog. Zo niet, dan kun je nog aantonen dat iemand elk jaar een overzicht van de stand van de lening heeft gehad. Toch zit je dan al met een bewijsachterstand. Bij het Kifid word je bijvoorbeeld geacht alles nog te weten wat er in de jaren negentig is gebeurd rondom beleggingspolissen.”

Bewaren
Van Roessel bewaart naast de officiële stukken ook alle mails en telefoonnotities. Bekkering: “We kennen inmiddels de Kifid-zaken waarin een klant een verzekering telefonisch royeert. En dan moet je later als adviseur aantonen of je wel hebt gewaarschuwd voor de consequenties. Dat lukt dus niet zonder notitie.” Panellid Jurjen Oosterbaan: “Werkgevers moeten dit echt bij hun medewerkers tussen de oren krijgen. Niet om het een of ander, maar ik ondervind bij jonge mensen vaak weinig discipline om dit soort zaken zorgvuldig te noteren. Controleer dossiers daar dus op. Denk er ook aan dat de Hoge Raad heeft gesteld dat de kennis van één medewerker geacht wordt tot kantoorkennis te behoren. Als de jongste bediende iets hoort over een klant, dan moet dat intern goed gecommuniceerd worden. Zorg dat je daar een goed systeem voor hebt.”

Lijfrentepremie
Van Roessel komt met nog een voorbeeld uit eigen praktijk. “Ik heb meegemaakt dat een klant zijn lijfrentepremie nooit had afgetrokken omdat hij niet wist dat dat kon. Tja, dat was een lastig verhaal.” Florie Keuning, panellid namens Bavam: “Dan heb je als tussenpersoon een probleem. Je hoeft niet te controleren of de klant de post daadwerkelijk aftrekt, zo ver gaat het niet, maar je moet er wél op wijzen.” Oosterbaan: “En dat geldt ook voor de arbeidsongeschiktheidsverzekering van de ondernemer. Zorg dat je de klant erop attendeert dat hij die post aftrekt en zorg dat je bewijs van die aansporing hebt.” Bekkering: “Je kunt in zo’n zaak als tussenpersoon wel verwijzen naar de offerte, want die bevat ook een opsomming van de fiscale aspecten. Toch is het verstandig om die extra stap te zetten en goed vast te leggen dat de klant zelf zorg moet dragen voor de aftrek. Want de klant kan anders makkelijk zeggen: ú zou toch het initiatief nemen om de aftrek te regelen?”

Het hele artikel staat in het nummer 17 van am:magazine.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.