nieuws

Tien tips om een terugroepactie te voorkomen

Branche

Een terugroepincident (product recall) is geen sinecure. De kosten ervan kunnen makkelijk uit de hand lopen, maar erger nog is de imagoschade. ACE introduceerde recent in samenwerking met red24assist de ACE Global Recall Protection voor middelgrote Europese bedrijven in de voedings- en drankenindustrie, een branche waar het risicolandschap steeds complexer wordt. Deze recall protection vermindert de kans op een terugroepincident aanzienlijk. Tien tips van ACE en red24assist.

 

1. Ontwikkel een product recall plan

Ontwikkel uw recall plan en houd dit actueel. Een plan helpt duidelijk te maken wie welke taken en verantwoordelijkheden heeft, zodat u in geval van een incident geen kostbare tijd verspilt aan het bepalen van wat u moet doen en met wie u moet praten – u kunt direct aan de slag.

 

2. Zorg voor een actief crisisplan

Ontwikkel een crisisplan en test dit regelmatig via crisissimulaties, zowel via computergesimuleerde oefeningen als door echte oefeningen waar uw managementteam bij betrokken is. Oefening baart kunst, en onze ervaring toont aan dat het helpt de alertheid – en het vertrouwen – te verbeteren tijdens het omgaan met een incident.

 

3. Handhaaf een HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points) plan

HACCP is een wettelijke verplichting voor levensmiddelenbedrijven in de EU (en vrijwel overal ter wereld). HACCP is een voedselveiligheidsysteem dat risico’s identificeert, vereist dat kritische grenswaarden worden vastgesteld en bepaalt welke kritische controlepunten gehandhaafd moeten worden om incidenten met microbiële, chemische en fysische besmetting van voedsel te voorkomen of te verminderen.

 

4. Training is de sleutel

Training in alle relevante aspecten is van vitaal belang, bijvoorbeeld voedselveiligheid, HACCP, health and safety en milieubeheer. U moet kunnen aantonen dat u een uitgebreid trainingsprogramma hebt ingesteld en dient ervoor te zorgen dat nieuwe medewerkers hieraan deelnemen.

 

5. Behaal een derdenaccreditatie

Het verkrijgen van een derdenaccreditatie geeft u en uw belanghebbenden het vertrouwen dat uw voorbereidingen voldoen aan best practice standaarden in de sector. Bovendien is het een krachtig onderdeel van uw audit trail.

 

6. Houd een audit trail bij

Zeker als goedkeuring door een derde partij niet (direct) beschikbaar is, dient u interne audit-informatie te kunnen verschaffen. Deze informatie moet aantonen dat u alle stappen die van u verwacht konden worden, hebt ondernomen om het incident onder controle te houden.

 

7. Zorg voor geauditeerde en goedgekeurde food/non-food specificaties

Specificaties zijn, eenmaal overeengekomen en ondertekend, te beschouwen als een juridisch document en worden vaak gebruikt in procedures over geschillen. Specificaties zijn echter vaak gebrekkig omdat ze geen melding maken van onderdelen of ingrediënten die tot een recall kunnen leiden. Ook worden ze vaak veranderd zonder toestemming van de klanten, wat leidt tot een toename in terugroepacties.

 

8. Bouw uw specialistennetwerk op

Deskundig advies van specialisten is vaak essentieel tijdens een (potentiele) crisissituatie. Met behulp van een netwerk van microbiologen, voedingschemici, farmaceutische specialisten en andere experts kunt u ervoor zorgen dat een eventuele crisis effectiever wordt afgehandeld. Documenteer hun contactgegevens in uw crisis- en recall-plannen, zodat u weet wie u moet inschakelen bij een incident.

 

9. Stel uw communicatiemateriaal op voorhand op en laat deze goedkeuren

In geval van een terugroepactie verwachten regelgevende instanties mogelijk dat u ongelooflijk snel reageert. Verspil geen tijd door dan pas te beginnen met het opstellen van uw communicatiemateriaal. Ontwikkel flexibele sjablonen die u snel kunt inzetten, zodat u zich kunt concentreren op andere kritieke communicatiegebieden.

 

10. Tot slot: Geen paniek!

Vertrouw bij een incident op uw beproefde recall- en crisisplannen, gebruik uw crisishulplijn, en vergeet niet om monsters van de teruggeroepen producten te bewaren.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.