nieuws

De gevolgen van Sepa

Branche

Het duurt nog even, maar vanaf 1 februari 2014 verandert het betalingsverkeer in het hele eurogebied. Als gevolg van een besluit van de Europese Commissie treedt die dag Sepa (Single Euro Payments Area) in werking. De huidige Nederlandse overboeking- en incassoproducten zijn dan niet langer bruikbaar. Een overzicht.

De gevolgen van Sepa

Op zich zal de term Sepa veel organisaties niet vreemd in de oren klinken. Dat de rekeningnummers veranderen, is voor de meeste bedrijven in de financiële sector geen nieuws. Maar Sepa behelst meer dan alleen het omzetten van rekeningnummers in de software. Veel belangrijker is volgens Paul Jans, Harro Janssen ( van Enigma Consulting)  en Frank Massar (CCS ) een vraag als: welke betaalproducten wil ik nu gaan aanbieden aan mijn klanten?
 
De eenmalige machtiging – met alle gevolgen van dien, of toch een ander product? Is de machtigingenadministratie op orde? Wanneer en hoe worden de klanten geïnformeerd dat de afschrijving gaat plaatsvinden? Vervolgens moet er worden nagedacht over de bijbehorende oplossingen, over afspraken met de bank, een nieuw incassocontract en aanpassingen in communicatiemiddelen en drukwerk, van briefpapier en nota’s tot algemene voorwaarden.
Jans, Janssen en Massar zetten de Sepa-uitdagingen op een rijtje.
 
Incasso: ingrijpende veranderingen
Een van de meest ingrijpende veranderingen betreft de automatische incasso. Doordat dit een Europees product wordt, zijn een aantal strenge waarborgen ingebouwd om de consument te beschermen. Dat is op zich een prettig idee, maar het heeft wel gevolgen voor het betalingsverkeer, ook binnen Nederland.
 
Telefonische machtigingen zijn bijvoorbeeld niet meer toegestaan. Ook het vinkje op internet voor machtigingen is niet meer rechtsgeldig. Daarnaast worden de efficiencyvoordelen die veel verzekeraars en tussenpersonen hebben gerealiseerd in de afgelopen jaren bij het afsluiten van producten, veelal teniet gedaan door Sepa.
 
Nu komt er vaak geen mens meer te pas aan de automatische incasso, maar vanaf 1 februari 2014 kan dat veranderen. De verzekeraar moet dan voortaan een machtigingsformulier sturen naar de klant, die dit moet ondertekenen en terugsturen.
 
De verzekeraar moet controleren of dit is gebeurd. Pas nadat het formulier is geregistreerd en gearchiveerd, kan de verplichte prenotificatie worden verstuurd. Dit moet minimaal 14 dagen voor de afschrijving gebeuren, tenzij anders is afgesproken.
 
Verloopt het proces niet goed of voldoet de verzekeraar niet aan de Sepa-regels, dan heeft de klant dertien maanden het recht om te storneren.

Business in the lead
Overigens wordt er wel gewerkt aan ‘e-mandates’: machtigingen die elektronisch worden afgesloten. Maar die zijn pas in 2015 klaar – een jaar na de invoering van Sepa. Sommige bedrijven uit de branche kiezen ervoor om het elektronische vinkje te handhaven. Bijvoorbeeld omdat hun klanten zo’n papieren proces niet waarderen. Ze kiezen niet voor niets voor bijvoorbeeld een digitale aanvraag. Daarmee nemen deze bedrijven bewust het risico dat klanten binnen de termijn van dertien maanden kunnen storneren.
Bij zo’n besluit is dan uiteraard wel de bedrijfsjurist betrokken, want het raakt de hele onderneming.
 
Core of B2B?
Per 1 februari 2014 kan er gekozen worden uit twee incassovormen: core incasso (de reguliere vorm) en B2B incasso. Core incasso is voor bedrijven en particulieren en redelijk vergelijkbaar met het huidige incassoproduct. Klanten krijgen, net als nu, bij een core incasso 56 dagen de gelegenheid om te storneren.
 
De core incasso is er als eenmalige variant en als doorlopende variant. Wat er verandert, is dat verzekeraars die nu bijvoorbeeld gebruik maken van een eenmalige incasso, omdat deze niet mag worden gestorneerd (denk aan een kortlopende reisverzekering), dit product straks nog steeds kunnen aanbieden, maar de klant kan dan wel storneren.
 
Zeker als u zelf incasseert, zult u moeten nadenken of u dat wel wilt. U kunt ook kiezen voor andere producten, zoals iDeal en de Digitale Nota (Finbox). Hoewel die laatste nog niet door alle banken wordt ondersteund.
 
B2B-incasso kan alleen tussen bedrijven worden gebruikt. Deze vorm biedt als voordeel dat er niet mag worden gestorneerd, maar het proces is erg complex. Zowel de bank van de debiteur als die van de crediteur zijn bij dit proces betrokken. Bovendien ondersteunt niet elke bank de B2B-versie. De verwachting is daarom dat de meeste tussenpersonen vooral zullen kiezen voor core incasso.

 
Machtigingenadministratie en rapportage
Er verandert nog meer door Sepa. De machtigingenadministratie moet volledig op orde zijn, zowel fysiek – met ondertekende papieren – als elektronisch.
 
U moet als incassant op verzoek van uw debiteur een kopie van de machtiging kunnen verstrekken en de gegevens van elke machtiging elektronisch opslaan. Elke machtiging krijgt daarbij een eigen nummer: een mandaat-ID. De machtigingsgegevens moeten daarnaast met elke incasso-opdracht worden meegestuurd.
Kortom: de overgang naar Sepa vereist nogal wat aandacht.
 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.