blog

Meer succes met transformatie

Branche

Iedereen kan wel een voorbeeld noemen, want circa 70 tot 80% van de grote transformatieprojecten of programma’s mislukt of brengt maar ten dele wat er van verwacht werd. De verzekeringsbranche is hier geen uitzondering op. Vijf succesfactoren voor een transformatieprogramma.

Meer succes met transformatie

Door toenemende wet- en regelgeving, veranderende behoeften vanuit de consument en razendsnelle digitalisering hebben veel verzekeraars op dit moment meer programma’s naast elkaar lopen dan ooit tevoren. Helaas wordt slechts een klein deel hiervan op tijd en binnen budget afgerond. Of dan de gewenste resultaten behaald zijn, is nog maar te bezien. Hoe kun je de slagingskans van een groot transformatieprogramma effectief vergroten? De praktijk leert dat er vijf succesfactoren zijn.

Deze vijf succesfactoren hebben betrekking op de essentiële onderdelen voor een geslaagd programma waar elke transformatiemanager bekend mee zal zijn, zoals een onderbouwde business case, een helder geformuleerd plan met tijdslijnen, mijlpalen en eindproducten, commitment van de top, stakeholder management, een communicatieplan toegespitst op de diverse doelgroepen in de organisatie, medewerkersbetrokkenheid, projectrisicomanagement en benefit tracking. Deze onderdelen zijn inderdaad essentieel, maar wij onderscheiden vijf succesfactoren die bepalend zijn voor de effectiviteit ervan.

Serieuze en volledige uitvoering
Hoeveel tijd en aandacht besteedt u doorgaans aan projectrisicomanagement of benefit tracking? Hoe grondig is uw huidige stakeholder map of communicatieplan? Maar al te vaak zien we dat deze onderdelen wel worden aangestipt, maar niet de aandacht krijgen die ze nodig hebben. Stakeholder management is niet effectief als het blijft bij een snel opgestelde A4 in een map. Robuust risicomanagement kost tijd, maar verdient zich doorgaans terug door een beheerst project. Benefit tracking is meestal buitengewoon moeilijk om te doen, maar een serieuze aanpak is de enige manier om echt grip te krijgen op de resultaten van een programma.

Monitoren en bijsturen
Grootschalige transformatieprogramma’s duren vaak een jaar of langer. Dat betekent dat producten die aan het begin van het programma zijn opgesteld, regelmatig herzien moeten worden. Niet alleen de planning, maar ook het communicatieplan, het stakeholder management en de projectrisico’s hebben blijvende aandacht nodig, omdat het programma verandert of de wereld eromheen. Het is vaak veel effectiever om goed doordacht en kort cyclisch te starten en bij te sturen en te monitoren, in plaats van tijd te blijven besteden aan het polijsten van een ontwerp.

Integreren van onderdelen
De essentiële onderdelen van een transformatieprogramma kunnen niet los van elkaar worden gezien. Echte kracht ontstaat bijvoorbeeld als de business case de strategische doelen van het project beschrijft en weet te operationaliseren naar meetbare elementen. Deze horen vervolgens een plek te krijgen in de planning, en belangrijker: in de benefit tracking. Alleen op deze manier kan een programma de gewenste resultaten opleveren en kan in de gaten worden gehouden waar bijsturing nodig is.

Combineren van “best practice” en maatwerk
Voor veel onderdelen zijn er “best practices” bekend; voor andere daarentegen is het belangrijker om ze toe te spitsen op de cultuur en kracht van de organisatie. Voor de meeste programma’s geldt bijvoorbeeld dat tijdslijnen het beste top-down kunnen worden neergezet, terwijl de ervaring leert dat het waardevoller is om verbeterideeën en concrete acties bottom-up uit de organisatie te laten komen. Los van “best practices” is het echter ook van belang om oog te hebben voor de context van de eigen organisatie. Voor een effectief programma is het raadzaam om de aanpak af te stemmen op de ontwikkelfase van de organisatie en de aanwezige kracht in de verschillende managementlagen. Deze kracht kan worden uitgenut of dient waar nodig versterkt te worden. Zo kan een meer of minder voorgeschreven aanpak wenselijk zijn, met meer of minder directe aansturing vanuit de top van de organisatie.

Innovatieve invullingen
Voor een effectief programma zijn ook innovatieve toepassingen geboden. De ontwikkelingen in digitalisering en social media maken dat programma’s te maken krijgen met veranderende wensen en ervaringen van doelgroepen. Ze bieden tegelijkertijd veel meer mogelijkheden voor bijvoorbeeld samenwerken, communicatie, het realiseren van medewerkersbetrokkenheid of zelfs benefit tracking. Maandelijkse nieuwsbrieven, workshops, intranet en posters maken deels plaats voor blogs, online discussie fora, films, SharePoint omgevingen en wereldwijde interactieve brainstorms per videocall.

Als de essentiële onderdelen voor een succesvolle transformatie op deze manier worden ingevuld: zorgvuldig, geactualiseerd, in samenhang, op maat waar nodig en innovatief, dan zult u dat terugzien in de resultaten van uw programma en de slagingskans ervan vergroten.

Anne van Hall schreef dit blog samen met Leonieke Zomerdijk Senior Manager, EY Financial Services Advisory

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.