nieuws

Zonder goede software kunt u EB-advisering wel vergeten

Archief

Door Stoffel van Almkerk en Berrie van der Heide

Zonder goede software kunt u EB-advisering wel vergeten
Specialistisch personeel én een goede automatisering zijn de sleutelfactoren voor succes in de EB-markt. Tot die conclusie kwam de NVA-werkgroep al enkele jaren geleden na een EB-marktverkenning. Ondertussen is het er voor de EB-adviseur allesbehalve eenvoudiger op geworden. De hoeveelheid van noodzakelijke handelingen en de complexiteit daarvan schreeuwen om gebruiksvriendelijke software. De huidige assurantiesoftware is ontoereikend en ADN houdt nog geen rekening met EB-berichten.
Zo langzamerhand begint het voor de meeste partijen in de EB-markt, onder meer (bank-)verzekeraars, arbodiensten, tussenpersonen, P&O-functionarissen en natuurlijk de werkgevers en werknemers zélf, duidelijk te worden wat employee-benefits inhoudt. Dat wat voorheen bestond uit een verzameling losse (verzekerings-)producten is door inventieve aanbieders omgevormd tot min of meer hanteerbare EB-pakketten. Afhankelijk van de achtergrond van de aanbieders van dergelijke EB-pakketten varieert de samenstelling.
Eén ding staat vast: het succes van een EB-dienstverlener valt of staat met de beschikbaarheid over goed opgeleid specialistisch personeel en een state-of-the-art informatiseringsomgeving. De factor personeel en opleiding laten wij in dit artikel achterwege. Immers, diverse opleidingsinstituten hebben hun opleidingsprogramma inmiddels uitgebreid met specifieke cursussen gericht op de EB-markt. Om dicht bij huis te blijven: recentelijk is bij het NVA Huibersinstituut de praktijkopleiding employee-benefits van start gegaan. Een praktische opleiding die als schil is gebouwd rondom de SVV-cursus employee-benefits. Waar wij wél dieper op ingaan is de informatisering.
Centraal loket
Bij onze analyse van de vereiste informatiseringsomgeving staat de assurantietussenpersoon centraal. In onze visie heeft de tussenpersoon een uitstekende uitgangspositie om zijn adviesfunctie uit te bouwen tot EB-adviseur.
De tussenpersoon die zich specialiseert in EB-advisering en daarbij durft te investeren in gespecialiseerd personeel en automatisering, heeft door zijn onafhankelijke positie in dienstverlening en zijn vertrouwensrelatie met de klant een prima mogelijkheid om het centrale loket te zijn voor EB-advisering. Tevens kan hij zijn functie van makelaar in assurantiën uitbreiden met die van arbeidsvoorwaardenadviseur en eventueel faciliteitenmanager.
Ontoereikende software
In de situatie, waarbij de assurantieadviseur drie functies bekleedt, blijkt dat de huidige assurantiesoftware onvoldoende middelen biedt om het werk eenvoudig, gecontroleerd en snel te kunnen uitvoeren. De redenen waarom de software ontoereikend is, geven wij hieronder weer. Daarbij verdelen we de EB-functie van de tussenpersoon in drieën: in zijn rol van makelaar in assurantiën, die van arbeidsvoorwaardenadviseur en die van faciliteitenmanager.
Makelaar in assurantiën
Voor de EB-adviseur biedt de klassieke assurantiesoftware onvoldoende functionaliteit. Softwarehuizen als ACT, ANVA, ASN, CCS en Cava bieden pakketten, die in de basis gericht zijn op het beheren van de verzekerden- en polisadministratie en de incassofunctie.
Het EB-pakket van een werkgever kan in de praktijk uit een combinatie van de volgende producten bestaan: – Arbocontract – Ziekengeldcontract – Wao-gat contract – WAO-excedentverzekering – WAO-eigenrisico polis – Premiedempingsverzekering – Collectieve ongevallen – Zakenreis – Collectief of individueel pensioen – Excedentpensioen – Spaarloonregeling – Premiespaarregeling – Personal Benefits voor medewerkers
Met de traditionele assurantie-software kunnen vrijwel alleen de verzekeringsproducten uit bovenstaande opsomming goed geadministreerd worden. Ten aanzien van de overige producten, zoals het arbocontract en de bedrijfsspaarregeling, moeten voor een adequate administratie kunstgrepen uitgehaald worden. Veel tussenpersonen gebruiken de administratieve mogelijkheden van hun pakket om het totaalbeeld per werkgever vast te kunnen houden. Het nadeel hiervan is dat de posten bij alternatief gebruik, bijvoorbeeld bij arbozorg, niet automatisch prolongeren en het bijgewerkt houden van de gegevens dus voortdurende aandacht en zorg vereist.
Arbeidsvoorwaardenadviseur
Ook het actueel houden van de verwijzingen op werkgeversniveau naar de individuele werknemers vergt onophoudelijk aandacht. Verwijzingen of koppelingen tussen werkgever en werknemer tot stand brengen of verwijderen bij respectievelijk indiensttreding of uitdiensttreding, zijn procedureel binnen het assurantiekantoor nog wel op te vangen.
Maar wat doe je als de werkgever vraagt om een – aan populariteit winnend – cafetariasysteem op arbeidsvoorwaardengebied? Het traditionele assurantiepakket biedt niet de mogelijkheid om bijvoorbeeld de waarde van twee vrije dagen om te rekenen naar een extra pensioenstorting.
Bovendien roept een EB-systeem met individuele keuzemogelijkheden per definitie meteen de vraag op, van zowel de werkgever als de werknemer, naar een ‘inkijkfaciliteit’ in het systeem van de EB-adviseur. Het aanschaffen van losse software-onderdelen ligt dan ook voor de hand. Er zijn inmiddels softwarepakketten op de markt, waarmee à la carte-systemen goed te administreren zijn en tevens employee-benefitsstatements te vervaardigen zijn. Echter, al is zo’n pakket gekoppeld aan de bestaande assurantie-applicatie, dan moeten de gegevens toch vaak meerdere keren ingevoerd worden en is het totaalbeeld van de klant niet te produceren. Bovendien dringt zich de vraag op welk pakket als ‘leidend’ beschouwd moet worden: de assurantiesoftware of de speciale EB-software.
De faciliteitenmanager
In de MKB-markt is vraag naar EB-adviseurs die als onderdeel van hun dienstverlening ook een gedeelte van of de gehele PZ-administratie willen overnemen. Met succes bieden een aantal tussenpersonen in den lande centrale loketfuncties variërend van uitsluitend het meldingentraject naar arbodienst, (bank-)verzekeraar, ziekenfonds, pensioenfonds en sociale instellingen, tot intermediairs die de gehele salarisverwerking voor hun rekening nemen. Voor het verwerken van aan- en afmelding van werknemers en mutaties in werknemersgegevens aan partijen in de markt, kan gekozen worden voor de aanschaf van specifieke meldingenprogramma’s of het assurantiepakket dat voor dat doel – met wederom kunstgrepen – geschikt gemaakt is om ook aan anderen dan verzekeraars berichten te verzenden per post, fax of e-mail.
De EB-adviseur die voor zijn klant ook de salarisadministratie voert, heeft helemaal geen keus en moet beschikken over de accountantsversie van een salarispakket. Dan blijft men echter wel met de vraag zitten: ‘Hoe zorg ik er voor dat ik gegevens slechts één keer vastleg?’
Nog veel te wensen
Uit het bij dit artikel gevoegde praktijkvoorbeeld blijkt dat voor de communicatie met partijen die met de verschillende EB-producten te maken hebben, de volgende methoden worden gebruikt: – ADN bericht gestructureerd – ADN bericht ongestructureerd – Formulier – E-mail – Meldingenpakket als ‘Via Prisma’
Uiteraard is dit niet alleen arbeidsintensief, maar de veelheid van (handmatige) handelingen werkt ook fouten in de hand. Het risico dat er iets wordt vergeten, is groot. De verantwoordelijkheid die de EB-adviseur op zich neemt door het meldingentraject uit te voeren maakt hem aansprakelijk voor juistheid en compleetheid ervan. Dat risico kan alleen beperkt worden door automatisering van het proces. Idealiter zou de gebruikte software ‘event- gericht’ moeten zijn. Bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer zou een eenmalige handeling voldoende moeten zijn om niet alleen polismutaties in het assurantiepakket uit te voeren, maar ook alle andere mutaties – op de door de verschillende instanties en organisaties gewenst formaat – te communiceren. Op dit moment kunnen vrijwel uitsluitend polismutaties voor schadeverzekeringen via ADN-berichten worden doorgegeven. Zelfs berichten voor verzekeraars die wel een ADN-aansluiting hebben, maar die bijvoorbeeld arbo- of spaarregeling betreffen, kunnen nu niet anders verstuurd worden dan per fax, post of e-mail.
De nieuwste pakketten van de leveranciers van assurantiesoftware kennen al de een of andere vorm van ‘event-gedreven’ mutatievormen. Echter, dat is lang niet bij alle leveranciers en alle pakketten het geval. Om de EB-adviseur van goede, bruikbare software te voorzien zou de zogenoemde centrale loketfunctie ingebouwd moeten worden. Dan kan per werkgever geregeld worden welke acties er moeten worden ondernomen bij welke gebeurtenis. En ook welke (elektronische) formulieren er vervolgens moeten worden verstuurd.
Pioniersfase voorbij
Nu de pioniersfase in de ontwikkeling van EB-advisering voorbij is, zou de EB-adviseur voor zijn informatiseringsomgeving in de back-office ook over een centraal-loketfunctie moeten beschikken. Er ligt een mooie taak voor de werkgroepen in ABZ-verband om het ADN-berichtenverkeer ook geschikt te maken voor andere producten dan alleen verzekeringen.
Ook voor de NVA-commissies employee-benefits en ICT is er werk aan de winkel. In overleg met systeemhuizen en ABZ zou het moeten komen tot een definiëring van op korte termijn op te lossen knelpunten.
Als de systeemhuizen vervolgens het intermediair desktop- of frontofficemodules zouden kunnen gaan bieden, dan is automatiseren verworden tot informatiseren. Hierdoor komen klantgegevens die opgeslagen zijn in diverse applicaties op de achtergrond beschikbaar voor een integraal klantbeeld.
De auteurs van dit artikel waren actief betrokken bij de totstandkoming van een EB-marktverkenning voor de NVA en zijn beiden lid van wat inmiddels heet: de NVA-commissie employee-benefits. Daarnaast zijn zij lid van de recent opgerichte ICT-commissie van de NVA. Zij schreven dit artikel op persoonlijke titel.
Een éénmalige handeling zou voldoende moeten zijn om niet alleen polismutaties in het assurantiepakket door te voeren, maar ook alle andere EB-mutaties uit te voeren en te communiceren. (Kader met een praktijkvoorbeeld)
Wat wordt er van de EB-adviseur verwacht?
De in dit artikel aangehaalde problematiek over de in de back-office van de EB-adviseur uit te voeren handelingen om werknemersgegevens te melden aan arbodienst, particuliere verzekeraars, ziekenfonds, pensioenfonds en dergelijke, wordt verduidelijkt in onderstaand voorbeeld. Met name de complexiteit en het grote aantal handelingen die de assurantietussenpersoon moet verrichten wordt in beeld gebracht. EB-adviseur : assurantietussenpersoon met centraal-loketfunctie die gegevens aangeleverd krijgt vanuit salarisadministratie. De assurantie-applicatie wordt als leidend pakket gebruikt. Werkgever : elektronicaproducent in kleinmetaal die een uitgebreid pakket EB-producten afneemt. Werknemer : Treedt in dienst, inkomen boven WAO-grens, collectief ziektekostencontract met selectie (…. 25 deelnemers). De volgende handelingen moeten worden uitgevoerd: Aanmelden bij/op Gegevens Hulpmiddel Arbocontract NAW, geb.datum, sofinr, datum in dienst, E-mail ass.pakket functie, soort arbeidsverhouding Ziekengeld conventioneel Naam, geb.datum, functie, bruto jaarsalaris,ADN-bericht, datum indienst ongestructureerd WAO-gatpool Kleinmetaal Idem Idem WAO-excedent Idem ADN/aanvraagform. Premiedempingsverzekering Geen melding Collectief ongevallen Geen melding Zakenreis individueel NAW, geb.datum, gezinsgegevens, ADN/aanvraagform. dekking Ziektekosten collectief Idem ADN/aanvraagform. Bedrijfspensioenfonds Zie arbocontract + bruto jaarsalaris Formulier Mnservice Afstandsverklaring WAO-gat Mnservice Afstandsverklaring Bedrijfsspaarregeling NAW, geb.datum, salarisrekeningnummer Formulier verplicht GAK NAW, datum indienst, soort dienstverband, dagen en uren, verzekeringsplicht ZF j/n Via Prisma
Jaarlijks dient een aantal van bovenvermelde EB-producten naverrekend te worden. Uit de EB-administratie dient dan het volgende verstrekt te worden: Ziekengeld Naam, geb.datum, brutojaarsalaris, Formulier of geslacht, beroep e-mail met attachment WAO-gatpool Kleinmetaal Idem Idem WAO-excedent Idem Idem Premiedempingsverzekering Voorschotnota GAK nieuwe jaar Formulier + bijlagen Afrekening GAK oude jaar Premiedifferentiatiebrief Aantal werknemers per 1 januari Collectief ongevallen Veelal eindbedrag kolom 14 Loonstaat Formulier (is fiscaal loon terwijl uitkering gebaseerd is op bruto loon) Bedrijfspensioenfonds Voorbedrukt formulier met bij MN bekende Formulier gegevens 1

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.