nieuws

Volmachtbranche werkt aan eenvoudiger controlemodel

Archief

“Nog niet zo lang geleden had je met een premieomzet van _ 2,5 mln best een heel aardig volmachtbedrijf”, zegt directeur volmachten Rik Kloos van Fortis ASR. “Nu is dat bijna de ondergrens, mede door de gestegen kosten voor toezicht en controle.” Samen met NVGA-bestuurslid Coen van Ham (Kettlitz & Deenik) geeft Kloos een overzicht van de belangrijkste volmachtontwikkelingen, waaronder ook de Volmacht Producten Interface.

“Een premieomzet van _ 2,5 mln betekent 2,5 ton tekencommissie”, zegt Kloos. “Dat is een behoorlijke vergoeding voor het werk dat de gevolmachtigd agent verricht, maar daaronder wordt het kritisch. Het toezichtsysteem, IT, het totale proces en professionaliteit van je mensen. Dat zijn allemaal zaken die om een behoorlijke investering vragen.”
Een van de gestegen kostenposten voor gevolmachtigde agenten vloeit voort uit de Regeling Uitbesteding Verzekeraars (RUV) is opgelegd. De controles die daarvan het gevolg zijn, moeten worden uitgevoerd door accountants. “Sinds vorig jaar zijn de volmachtkantoren niet alleen verplicht om via de accountant een verklaring van goedkeuring over de financiële afrekening neer te leggen, maar ook een rapport over opzet, bestaan en werking van de AO/IC (Administratieve Organisatie/Interne Controle). Dat is eveneens een behoorlijke kostenpost geworden voor gevolmachtigde agenten”, zegt Van Ham.
Eén controle
“We hebben als gevolmachtigden nu twee controlesystemen naast elkaar lopen. Behalve de controle van de AO/IC hadden we al de controle door de verzekeraar, de zogenaamde maatschappij-audit, die bestaat uit twee onderdelen. Een algemeen deel waarbij de auditor namens de verzekeraar vragen stelt over administratie, organisatie en processen, en een specifieke controle waarbij bij wijze van spreken de dossiers uit de kast worden getrokken.” Er is nu afgesproken dat de algemene controle namens alle maatschappijen worden uitgevoerd en dat de gegevens daarna voor alle partijen beschikbaar zijn “Dat is al een hele verbetering”, zegt Van Ham.
Op dit moment wordt er in de volmachtbranche ook gekeken of het mogelijk is om het toezichtproces te versimpelen. Kloos: “Wij zijn bezig om wat meer scherpte te krijgen in de algemene audit door bijvoorbeeld het RUV-begrip ‘integere bedrijfsvoering’ te vertalen in hapklare brokken op het gebied van schadebehandeling, financiële administratie en algemene organisatie.”
“Een ander punt van aandacht is de mogelijke overlap tussen de maatschappij-audit, de dossiercontrole en de RUV-toets”, zegt Van Ham. “Het ligt in de bedoeling om de accountant een grotere rol te geven bij deze controles en het werkt natuurlijk kostenbesparend als je hem van een aantal standaardprotocollen kunt voorzien.” Kloos: “Als we erin slagen om de algemene audits iets om te vormen, moet het mogelijk zijn om deze tussen nu en drie jaar bij de accountants te stallen. Het is de bedoeling dat de verzekeraars de accountants dit kunstje leren en zich dan terugtrekken uit deze onderzoeken.”
Ciad-onderzoek
“Vorig jaar is Fortis speciaal een ‘proefonderzoek’ gestart om dit proces wat meer handen en voeten te geven en te kijken op welke onderdelen we precies moeten gaan toetsen. Bijvoorbeeld op serviceniveaus met als voorbeeld de polisafgifte binnen vijf dagen”, aldus Kloos.
Dit onderzoek van Bureau Ciad (Controlling, Informatievoorziening en Administratieve Dienstverlening) onder negen gevolmachtigd agenten van Fortis ASR heeft een aantal modellen voor bedrijfsvoering opgeleverd. “Wij kijken nu of we de blauwdruk van dit onderzoek onder de vlag van het Verbond van Verzekeraars verder kunnen uitrollen, ter vervanging van de algemene audit, omdat dit onderzoek beter tegemoet komt aan de regelgeving binnen de RUV”, zegt Kloos.
Kort door de bocht
Van Ham vindt dat overigens iets te kort door de bocht. “Ik ben nog niet zover om ja te zeggen tegen het Ciad-model. Als er één dossier is dat moeite kost, is het dit wel. Je zit hier op het snijvlak van enerzijds de ondernemersvrijheid van gevolmachtigden en anderzijds de toezichteisen die De Nederlandsche Bank oplegt aan de verzekeraars en de manier waarop zij die doorvertalen naar de volmachthouders. Op dit punt zijn we het lang niet altijd eens.”
20% via volmacht
Volmachten vormen nog steeds een heel belangrijk distributiekanaal, zegt Kloos. Van de totale schadepremie van _ 9,5 mld loopt 20%, dus ongeveer _ 2 mld, via het volmachtkanaal. Van de particuliere schadeverzekeringen, die via het intermediair worden gedistribueerd, loopt 45% via volmachten.
Hij ziet in de toekomst een grotere rol weggelegd voor de netwerkkantoren. “De kleinere kantoren zullen steeds meer aanhikken tegen alle eisen en mogelijke problemen in de backoffice en zich vooral op verkoop willen richten. Daardoor zullen ze steeds vaker hun steun zoeken bij hun professionele vakbroeders die meer inkoopkracht hebben en over specifieke kennis beschikken. Dan heb ik over de grotere assurantiekantoren met meerdere volmachten; die zullen de komende jaren de grootste groei boeken, verwacht ik.”
Volmacht Producten Interface
Om de communicatie tussen verzekeraars en volmachthouders te vergemakkelijken heeft VolmachtBeheer de zogenaamde Volmacht Producten Interface (VPI) ontwikkeld. Een “universele stekkerdoos”, aldus VolmachtBeheer. Bij volmachten moet die de volgende processen ondersteunen: offerte, aanvraag nieuwe post, mutatie en prolongatie.
VPI maakt gebruik van de aangesloten systemen van verzekeraars en databeheerders. De applicatie zal op termijn de decentrale tariefregels kunnen vervangen door een koppeling van de volmachtpakketten met de centrale rekentoepassingen van de volmachtgevers. Uiteindelijk zijn ook koppelingen met diverse databanken mogelijk, zoals RDW en de fraudedatabank Fish. Volmachtgevers als Fortis ASR, Reaal, AXA en Nationale-Nederlanden zijn op dit moment samen met de NVGA bezig met de voorbereidingen en de eerste acties rond VPI. De VPI-introductie wordt in de loop van dit jaar verwacht.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.