nieuws

Succesvol besparen op personeelskosten

Archief

door Suzanne Jungjohann en Niekalbert Butz

In deze magere tijden proberen organisaties als eerste te bezuinigen op de kosten. In een arbeidsintensieve sector als de verzekeringsbranche zijn de personeelskosten daarbij van groot belang. Hoe nu te besparen op personeelskosten zonder dat de motivatie van de medewerkers daar onder lijdt? Suzanne Jungjohann en Niekalbert Butz leggen uit waarop te letten bij het versoberen.
Er zijn legio besparingsmogelijkheden op personeelskosten. Allerlei vormen worden op dit moment al toegepast: van ontslagen, besparingen op pensioenlasten, vacaturestops tot aan het bevriezen van opleidingsbudgetten. De angst van menig werkgever is dat de motivatie van de medewerkers zal dalen als gevolg van de versoberingen. De oplossing ligt echter niet in het handhaven van de ‘gouden kettingen’, maar in consequent beleid, het aantonen van de noodzaak tot versoberingen, duidelijk communiceren en opruimen van eerder ontstane wildgroei.
Belonen
Belonen is meer dan het vaste salaris, het vakantiegeld en de winstdeling. Met name in de verzekeringsbranche is de waarde van employee-benefits, zoals goedkope verzekeringen, een goed pensioen en een hypotheekkorting al langer bekend. Wat echter minder centraal staat, is het belonende en motiverende effect van ontwikkelingsmogelijkheden, zoals ondersteuning bij de individuele ontwikkeling, loopbaanpaden en dergelijke. Daarnaast heeft ook de werkomgeving, denk daarbij aan aspecten als de werkplek, balans tussen werk en privé en collega’s, een belangrijk effect op de motivatie. Dit zogenaamd total-rewardconcept is in vier categorieën onder te verdelen, die alle als bindende factor motivatie hebben. Deze onderdelen zijn:
– ontwikkeling (opleiding, loopbaan, feedback, training on the job, coaching/mentoring);- werkomgeving (werkplek, teamwork, communicatie, werktijden, stijl van leidinggeven);- direct (basissalaris, variabel loon, winstdeling, aandelenopties, toeslagen);- employee-benefits (auto van de zaak, pensioen, verzekering, vakantie, arbeidstijd).De redenen waarom medewerkers gedemotiveerd raken liggen met name in een gebrek aan ontwikkelingsmogelijkheden of een werkomgeving die niet (meer) past. In tijden van kostenbeheersing moeten deze aspecten zeker worden meegenomen.
Vier pijlers
Als het noodzakelijk is om versoberingen binnen de total-rewardonderdelen door te voeren, is het van belang om de volgende vier pijlers in het oog te houden:
– geloofwaardigheid;- selectiviteit;- transparantie;- sturen op quick wins.Ten aanzien van geloofwaardigheid is het verstandig een eenduidig personeelsbeleid te formuleren, zowel voor de korte als de lange termijn. In slechtere tijden zijn versoberingen wellicht nodig. Een personeelsbeleid dat in slechte tijden haaks staat op het personeelsbeleid in goede tijden, wordt als ongeloofwaardig en onbetrouwbaar ervaren. Daar is ook aan gekoppeld het nog eens goed bekijken wat de oorspronkelijke grondslagen voor de beloning en arbeidsvoorwaarden waren.
Als er gebruik wordt gemaakt van variabele beloning hoeft het aanscherpen van performance-indicatoren niet ten koste te gaan van de geloofwaardigheid, het afschaffen van variabele beloningselementen in minder goede tijden doet dit echter wel.
Selectiviteit
Op het gebied van ontwikkeling is het van belang om korte termijn kostenbesparingen niet ten koste te laten gaan van de kwaliteit van het personeel op lange termijn. Dat houdt in dat op het gebied van ontwikkeling prioriteiten moeten worden gesteld en wellicht een selectie moet worden gemaakt in ontwikkelingsinstrumenten en -mogelijkheden, maar dat de organisatie doorgaat met de ingezette lijn voor de lange termijn. Een andere vorm van selectiviteit is het selectief en volgens de oorspronkelijke procedures toekennen van beloning en arbeidsvoorwaarden.
Transparantie
Voor versoberingen op alle vier de beloningsterreinen (directe beloning, employee-benefits, ontwikkeling en werkomgeving) geldt dat de noodzaak van de versoberingen moet kunnen worden aangetoond. Deze noodzaak moet helder worden gecommuniceerd, zodat begrip ontstaat voor de te nemen maatregelen.
Ook voor alle vier de terreinen geldt dat een totaal overzicht van alle te nemen maatregelen in de komende periode tot meer begrip leidt, dan het versnipperd aankondigen van alleenstaande maatregelen/versoberingen.
Snelle resultaten
Voor de directe beloning lijkt het verstandig om, ondanks een verminderd budget voor loonstijging of variabele beloning, onderscheid te blijven maken tussen goede en minder goed presterende werknemers, om zo met een beperkt budget toch de goed presterende werknemers te motiveren.
Ook met het schrappen van een aantal oneigenlijke vergoedingen zoals de vergoeding van de vaste telefoonaansluiting naast de beschikbaar gestelde mobiele telefoon en de vaste kostenvergoeding naast de declaratiemogelijkheid, kunnen quick wins behaald worden. Daarnaast kan de ‘wildgroei’ aan toekenningen die in betere tijden is ontstaan, worden aangepakt.
De werkomgeving speelt een belangrijke rol in al deze situaties. De manier waarop een en ander wordt vormgegeven en gecommuniceerd is cruciaal voor de motivatie van medewerkers. Juist hier kan winst worden behaald door het blijven delen van successen, het aandacht geven aan de medewerkers en medewerkers onderdeel te laten maken van en te betrekken bij de organisatie.
Bij iedere maatregel bestaat de kans dat een medewerker of een groep wordt geraakt of tegen de haren wordt ingestreken. Door echter bij de benodigde versoberingen de vier genoemde pijlers in het oog te houden, is het mogelijk de voor de organisatie belangrijke mensen te binden.
Suzanne Jungjohann en Niekalbert Butz zijn beide werkzaam bij Human Resource Services van PricewaterhouseCoopers.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.