nieuws

PVK stuurt beleidsregels voor uitbesteding naar verzekeraars

Archief

Verzekeraars en pensioenfondsen hebben van de Pensioen- en Verzekeringskamer (PVK) conceptbeleidsregels ontvangen over uitbesteding van bedrijfsprocessen aan derden. De PVK wil deze beleidsregels laten ingaan op 1 januari 2004. Voor lopende overeenkomsten zou dan een overgangstermijn van drie jaar moeten ingaan.

Op grond van de diverse wetten die van toepassing zijn op verzekeringsmaatschappijen en pensioenfondsen beschrijft de PVK de kaders waarbinnen verzekeraars en pensioenfondsen de risico’s voortvloeiend uit hun bedrijfsprocessen, moeten beheersen. Een bijzonder element in het kader van het beheersen van bedrijfsprocessen vormt uitbesteding, in het managementjargon meestal outsourcing genoemd.
Met de door haar ontwikkelde beleidsregels geeft de PVK aan hetgeen zij van belang acht voor de beheersing van bedrijfsprocessen die zijn of worden uitbesteed. De beleidsregels zijn in de ontwikkelfase ter consultatie voorgelegd aan onder meer het Verbond van Verzekeraars, het Actuarieel Genootschap en het Nivra (registeraccountants). “De hierop ontvangen commentaren zijn merendeels in de conceptbeleidsregels verwerkt”, aldus de PVK.
Verschijningsvormen
Uitbesteding is bij verzekeraars en pensioenfondsen een reeds lang voorkomend verschijnsel. Van oudsher komt uitbesteding voor in onder meer de vorm van het verlenen van volmachten, extern vermogensbeheer en het door derden laten uitvoeren van de administratie. Het aantal verschijningsvormen en de omvang van uitbesteding nemen de laatste jaren steeds meer toe, aldus de PVK. “Instellingen concentreren zich in toenemende mate op die bedrijfsprocessen waar ze toegevoegde waarde kunnen bieden. Overige processen kunnen worden uitbesteed aan derden. Beoogde voordelen kunnen onder meer zijn reductie van kosten en een grotere efficiency.”
Aan het uitbesteden van werkzaamheden zijn voor de instelling, en daarmee voor de polishouders en pensioengerechtigden, risico’s verbonden die adequaat moeten worden beheerst. Hierbij blijft de directie van de instelling volledig verantwoordelijk voor de beheersing van het door haar gevoerde beleid, ook als een gedeelte van de werkzaamheden is uitbesteed en ongeacht of er sprake is van uitbesteding binnen de groep waartoe de instelling behoort, of aan derden.
Effectief toezicht
Uitgangspunt is dat een effectief toezicht door de PVK op alle onderdelen van de processen bij de instellingen mogelijk moet blijven, ongeacht of deze al dan niet zijn uitbesteed. Voorkomen moet worden dat bepaalde processen aan het toezicht door de PVK worden onttrokken, doordat ze bij een niet onder toezicht staande organisatie zijn ondergebracht.
Deze overwegingen hebben ertoe geleid dat de PVK beleidsregels heeft opgesteld. “Daarbij brengt de grote diversiteit binnen de verzekeraars en pensioenfondsen met zich mee dat de PVK in de praktijk haar toezicht situationeel zal toepassen.” De PVK heeft binnen het kader van haar bevoegdheden onder meer de mogelijkheid een instelling een formele aanwijzing te geven, de inhoud van de uitbestedingsovereenkomst te wijzigen of deze overeenkomst te laten ontbinden.
Definitie uitbesteding
Onder ‘uitbesteding’ of ‘outsourcing’, wordt in algemene zin verstaan: het door derden of door andere entiteiten binnen de groep waartoe de instelling behoort, geheel of gedeeltelijk laten verrichten van werkzaamheden die deel uitmaken van de (eigen) bedrijfsvoering van de instelling.
In de beleidsregels van de PVK gaat het om specifieke vormen van uitbesteding, en wel om: uitbesteding van processen of delen van processen waaraan risico’s zijn verbonden, die materiële invloed kunnen hebben op de financiële prestaties, financiële positie, continuïteit en/of integriteit van de desbetreffende instelling. “Dit betreft dus alle processen die in het kader van het uitoefenen van prudentieel toezicht van belang zijn, zowel waar het gaat om verzekeringstechnische bedrijfsprocessen als om daaraan ondersteunende activiteiten.”
De grens tussen inkoop van producten en diensten enerzijds en uitbesteding van werkzaamheden anderzijds zal in de praktijk niet altijd even scherp getrokken kunnen worden, mede omdat hetgeen tot de (eigen) bedrijfsvoering wordt gerekend in de loop van de tijd kan wijzigen. Aan onderuitbesteding worden dezelfde voorwaarden en regels gesteld als aan de (hoofd)uitbesteding.
Duidelijk omschreven
De PVK hanteert als beginvoorwaarde dat het uitbestedende bedrijf beschikt over “duidelijk omschreven beleidsuitgangspunten voor de beheersing van risico’s die samenhangen met de uitbesteding van werkzaamheden”. De uitbesteder moet zorgdragen voor “een systematische analyse van risico’s die samenhangen met de uitbesteding van werkzaamheden”. Het gaat om een continu proces, want niet alleen de risico’s van bestaande uitbestedingen moeten worden geanalyseerd, maar ook van wijzigingen daarin en van nieuwe vormen van uitbesteding.
De uitbestedende instelling dient de afspraken met de uitvoerende organisatie vast te leggen. Deze vastlegging geschiedt veelal in de vorm van een schriftelijke overeenkomst. “Deze overeenkomst, ook wel Service Level Agreement (SLA) genoemd, dient het geheel van relevante aspecten betreffende de uitbestede werkzaamheden te omvatten, zoals onder meer aard, omvang, kwaliteit, tijdigheid, servicegraad, eigendom van gegevens, beëindiging en verplichting tot naleving van relevante wet- en regelgeving”, licht de PVK toe.
Beoordeling
Voor de (kwaliteits)beoordeling van in te schakelen uitvoerende organisaties moeten verzekeraars met vaste procedures werken, waarin onder meer aandacht wordt gegeven aan aspecten als financiële soliditeit, reputatie en integriteit, kwaliteit van de dienstverlening, interne organisatie en beheersing, maatregelen die genomen kunnen worden in geval van calamiteiten (waaronder back-upprocedures), deskundigheid personeel en het land van vestiging. De rapportage van de uitvoerende instelling dient tijdig te worden aangeleverd en dient voldoende informatie te bevatten om de werkzaamheden te kunnen beoordelen.
Verder moeten verzekeraars regelmatig toetsen of de wijze waarop de uitbestede werkzaamheden worden verricht nog in overeenstemming zijn met de gemaakte afspraken. Dit betekent tevens dat contractueel de mogelijkheid moet bestaan de uitbesteding van de werkzaamheden onder bepaalde van tevoren overeengekomen, nauwkeurig omschreven omstandigheden, te beëindigen en deze zelfstandig voort te zetten of elders onder te brengen. De beëindiging dient te zijn omgeven met financiële en uitvoeringstechnische waarborgen.
Meerdere opdrachtgevers
Als de uitvoerende organisatie voor meer dan één opdrachtgever werkt, moet voldoende zijn gewaarborgd dat de gegevens en bestanden van de verschillende opdrachtgevers logisch gescheiden zijn en privacy-aspecten zijn gewaarborgd. Ook dient gescheiden informatieverstrekking naar de verschillende opdrachtgevers voldoende te zijn gewaarborgd.
Verder moet gewaarborgd zijn dat de uitvoerende organisatie aan de PVK alle gevraagde inlichtingen verstrekt en zonodig de PVK toegang geeft tot de relevante boeken en administratieve bescheiden. Als de PVK wat van de uitvoerende organisatie wil weten, zal zij de communicatie laten verlopen via de uitbestedende verzekeraar.
De PVK wil in Apeldoorn toezicht kunnen blijven houden op alle processen bij een verzekeraar: ook die onderdelen die zijn uitbesteed.

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.