nieuws

CD-ROM maakt informatiestromen vanuit verzekeraars beheersbaar

Archief

Creative Documents International (CDI) is de naam van een jong bedrijfje in Utrecht, dat zich bezighoudt met het vervaardigen van een CD-ROM met daarop polisvoorwaarden, tarieven, aanvraagformulieren en andere informatie van verzekeringsmaatschappijen, ten behoeve van tussenpersonen. Volgens CDI zal het gebruik van de CD-ROM zowel bij maatschappijen als bij tussenpersonen voor niet te verwaarlozen kostenbesparingen leiden. Volgend jaar komt de CD op de markt.

door Fon Tunnissen
CDI werd vorig jaar gestart door drs R.J. Havekotte, die als automatiseringsdeskundige bij een aantal intermediairs in de keuken heeft gekeken en daar constateerde welke enorme hoeveelheden papier er dagelijks worden verzonden van verzekeringsmaatschappijen naar het intermediair en vice versa.
Zijn de premies verhoogd? Duizenden nieuwe tarievenboekjes vinden hun weg naar het intermediair. Polisvoorwaarden aangepast? Hele sets worden verzonden naar elke tussenpersoon die in de boeken van de maatschappij voorkomt. ‘Verzekeren is people’s business’, zegt de branche, maar soms bekruipt je het gevoel dat het dan toch knap vermomd wordt als paperbusiness!
Selecteren
Alleen al die papierstroom is goed beschouwd een enorme kostenpost, maar erger nog is dat er veel waste is bij het verzonden materiaal. Tussenpersonen worden bedolven onder de informatie van tien tot veertig maatschappijen en moeten dus selecteren. Een flink deel van het toegezonden materiaal verdwijnt dus linea recta in de prullenbak.
De informatie die het intermediair wél bewaart, wordt doorgaans slecht gearchiveerd en is dus niet of slecht toegankelijk, niet bekend bij medewerkers, of niet actueel. In negen van de tien gevallen heeft een assurantiekantoor ergens in een ‘overgebleven’ hok de stellingen met de papierwinkel: mappen met polisvoorwaarden, premietabellen, aanvraagformulieren, schade-aangifteformulieren en wat dies meer zij.
Technologie
Het werken met zo’n ondoordringbare kluwe van informatie is vandaag de dag eigenlijk achterhaald, vond Havekotte en het is natuurlijk niet meer dan logisch dat hij in de automatiserings- en informatiseringstechnologie naar een oplossing zocht. In de afgelopen jaren hebben veel verzekeraars met hetzelfde doel hun premies op diskette gezet maar het gemak daarvan blijkt in de praktijk beperkt. Al snel zit de tussenpersoon met een bak vol diskettes, waarin hij door de bomen het bos niet meer ziet en die in de praktijk niet of nauwelijks worden gebruikt, omdat voor elke maatschappij een andere diskette moet worden opgediept, die elk een eigen gebruikersinterface hebben en in het gebruik niet universeel zijn.
Havekotte zocht dus naar een oplossing waarbij alle informatie van alle maatschappijen bij elkaar gebracht zou kunnen worden en vervolgens gemakkelijk gerubriceerd, geselecteerd en opgeroepen zou kunnen worden. Niet als een universeel offerteprogramma, maar puur als electronisch archief. Ook dat idee is niet nieuw. Al eerder zijn dergelijke initiatieven gestart, maar die zijn tot nu toe óf een zachte dood gestorven of lijden een kwijnend bestaan. Eén van de redenen daarvoor is dat verzekeraars lang niet allemaal even gelukkig zijn met het feit dat hun polisvoorwaarden en premies door anderen in digitale vorm verspreid worden, omdat zij daardoor de controle op de juistheid van de gegevens verliezen. Strikt genomen kan natuurlijk iedereen alle polisvoorwaarden overtikken en die vervolgens op een diskette of anderszins aanbieden. Maar als er bij dat overtikken fouten worden gemaakt, kan het voor de betreffende verzekeraar wel eens vervelend uitpakken.
Om dat probleem te omzeilen koos CDI voor de opslag van statische beelden op een CD-ROM. Dat is een compact disk, precies zoals een gewone cd, met dit verschil dat er geen geluid maar data op is vastgelegd. Zoals een audio-CD niet te wissen is, in tegenstelling tot een geluidscassette of -tape, is de CD-ROM dat ook niet. Eenmaal daarop vastgelegde informatie is niet te wissen of te veranderen, maar alleen te raadplegen en te printen (Read Only Memory). Daarbij heeft een CD-ROM een enorme opslagcapaciteit van bijna 650 Mb. Door het gebruik van een CD-ROM werden dus de bezwaren van verzekeraars ondervangen. Immers, door de originelen te scannen wordt er een image (plaatje) van het origineel gemaakt. Alle teksten, tekeningen en logo’s wordt dus exact overgenomen en kunnen vervolgens niet meer worden veranderd.
Met het produkt van CDI hebben intermediairs in feite een eindeloze voorraad van alle gewenste informatie op een schijfje met een doorsnee van 12 centimeter: polisvoorwaarden, aanvraagformulieren, premietabellen et cetera. Zodra daarvan dus iets nodig is kan het à la minute geprint worden in de juiste aantallen; niet meer en niet minder. Bovendien hebben zij te allen tijde het meest recente materiaal van verzekeraars tot hun beschikking. Dat is sinds enige tijd des te meer van belang omdat het dit jaar wettelijk verplicht werd aan elke prospect voordat de overeenkomst tot stand komt de algemene voorwaarden te overhandigen.
Kosten
CDI wil de Voorwaarden-CD op abonnementsbasis op de markt brengen in samenwerking met verzekeraars. Elke maatschappij mag informatie aanleveren die op de CD wordt geplaatst. Iedere verzekeraar mag vervolgens ook 50 tussenpersonen selecteren waarvan zij vindt dat die de CD-ROM zouden moeten hebben. Als dus tien verzekeraars met CDI in zee gaan, kunnen in theorie 500 tussenpersonen de beschikking krijgen over alle informatie van die tien maatschappijen.
De door de deelnemende verzekeraars geselecteerde tussenpersonen krijgen van CDI het volgende aanbod:
Een CD-ROMspeler gratis in bruikleen, een korting op een driejaars abonnement van 50% in het eerste jaar en 25% in het tweede en derde jaar. Dat wil zeggen dat in het eerste jaar f 50 per maand wordt betaald en in het tweede en derde jaar f 75. Voor dat abonnement krijgt de tussenpersoon minstens vier maal per jaar een geactualiseerde CD.
Verzekeringsmaatschappijen betalen voor de dienstverlening jaarlijks een vaste abonnementsprijs en bovendien een bedrag per pagina per jaar per tussenpersoon.
Volgens CDI zal de Voorwaarden-CD verzekeraars een directe besparing van ongeveer f 20 per tussenpersoon per maand opleveren. Daarnaast becijfert CDI een besparing op out-of-pocketkosten van minimaal f 40 per maand per tussenpersoon aan papier, drukkosten, verpakking, porto en faxverkeer. Bovendien zijn er volgens CDI verborgen besparingen doordat er minder telefoontjes van tussenpersonen binnen zullen komen voor bestelling van ondersteunend materiaal (minder werkonderbrekingen bij de binnendienst) en inspecteurs effectiever ingezet kunnen worden. Ook voorspelt CDI een besparing van handlingkosten bij het verzamelen en versturen van materiaal.
Op dit moment heeft CDI enkele concrete toezeggingen van verzekeraars die in het project willen stappen, maar men verwacht dat er snel meer zullen volgen. Ook onder tussenpersonen zijn er al een aantal kantoren die hebben ingetekend voor een abonnement. Volgens CDI zal volgend jaar de eerste CD gedistribueerd kunnen worden.
Flop of succes?
De voorwaarden-CD van CDI is een initiatief dat het verdient een reële kans te krijgen. Of de CD-ROM een succes wordt, valt of staat met de bereidheid van verzekeraars mee te werken. Tussenpersonen zullen vanzelfsprekend alleen een abonnement willen nemen als op de CD de informatie kunnen vinden die zij nodig hebben. De medewerking van een paar grote verzekeraars is daarom niet voldoende, maar misschien wel het begin om ook anderen over de streep te trekken. Naarmate het project door meer marktpartijen gedragen zal worden, wordt de toegevoegde waarde groter, dalen de kosten en wordt het geheel aantrekkelijker. CDI heeft in elk geval al het mogelijke gedaan om te voorkomen dat er een kip-ei situatie ontstaat, door verzekeraars de gelegenheid te geven tussenpersonen te selecteren waarvan zij het dienstig vinden dat die de CD-ROM krijgen. Bovendien is de drempel voor tussenpersonen zo laag mogelijk gemaakt: zij krijgen een CD-ROM speler in bruikleen en het abonnementsgeld kent een gewenningsperiode. Het is echter de vraag of dat voldoende is. Cruciaal is de vraag of het intermediair het nodig vindt zijn klanten van de juiste polisvoorwaarden te voorzien, het juiste aanvraagformulier te gebruiken of het het meest recente schade-aangifteformulier in te vullen. De tijd zal het leren. evt. Streamer: ‘Verzekeren is people’s business’, zegt de branche, maar soms bekruipt je het gevoel dat het dan toch knap vermomd wordt als paperbusiness

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels

Reageren kan op twee manieren.

Meld uzelf als gebruiker aan, uw naam verschijnt dan automatisch bij de reacties.

Of vink de optie gast aan en reageer onder eigen naam of een schuilnaam. Inlog en wachtwoord zijn dan niet nodig. Het kan maximaal 1 minuut duren voordat uw reactie zichtbaar wordt.

Een e-mailadres wordt altijd gevraagd maar nooit getoond.